Координатор проектов и административной поддержки
Описание
О компании Мы — ООО «АВТОЭКСПО», динамично развивающаяся компания, специализирующаяся на поставках запчастей (ВЭД). Небольшая команда до 30 человек, склад и офис находятся в одном помещении. Руководство компании (Собственник и Генеральный директор) активно запускает новые проекты и ищет универсального специалиста, который станет надежной правой рукой: будет помогать с документами, поиском информации, координацией задач между отделами и ведением проектов. Офис расположен в Москве, в 2 минутах ходьбы от станции МЦК Стрешнево. Удобная транспортная доступность. Чем предстоит заниматься Работа с документами и информацией (40% времени): Подготовка проектов договоров (в т.ч. ВЭД, спецификаций, доп. соглашений) по утвержденным шаблонам компании. Согласование договоров с бухгалтерией и контрагентами, контроль возврата подписанных экземпляров. Ведение реестра договоров. Поиск и сбор информации из разных источников по поручениям собственника и генерального директора. Структурирование информации, подготовка сводных отчетов. Поиск поставщиков, подрядчиков, логистических компаний. Координация встреч, организация видеоконференций. Подготовка презентаций и коммерческих предложений по шаблонам. Проектная деятельность (40% времени): Запуск и контроль простых проектов по задачам руководства. Разработка план-графика проекта, распределение задач между отделами через их руководителей. Контроль исполнения задач на всех этапах. Формирование бюджета проектов, контроль расходов. Организация логистики проектов (взаимодействие со складом и логистами). Отчетность перед руководством о результатах. Координация и выполнение поручений (20% времени): Контроль сроков исполнения задач, поставленных руководителям отделов. Напоминание о дедлайнах, фиксация проблем. Выполнение разовых поручений собственника и генерального директора. Подготовка справок, выписок, аналитических материалов. Важно понимать: Вы будете координатором, а не линейным руководителем. Все задачи в отделы ставятся через их руководителей. Прямые указания кладовщикам, менеджерам, логистам и другим линейным сотрудникам запрещены. При возникновении разногласий между отделами вы выступаете нейтральным арбитром: фиксируете проблему, собираете позиции сторон и передаете на решение генеральному директору. Требования к кандидату Обязательные: Высшее образование. Опыт работы в должности помощника руководителя, секретаря, делопроизводителя — от 1 года. Опыт работы с договорами (подготовка, согласование, ведение реестра). Опыт поиска информации, работы с большими объемами данных. Уверенное владение Excel, Word, PowerPoint. Навык работы в корпоративных мессенджерах. Умение структурировать информацию, готовить отчеты. Грамотная устная и письменная речь. Желательные: Понимание основ ВЭД и логистики (на уровне чтения договоров). Иностранные языки: Английский (средний уровень общения, B1-B2) или немецкий язык. Знание английского языка очень желательно! Базовое понимание работы в 1С (на уровне пользователя). Опыт работы в event-индустрии (сфера мероприятий и выставок). Личные качества: Ответственность и исполнительность. Внимательность к деталям. Коммуникабельность и умение работать с разными людьми. Стрессоустойчивость. Инициативность и проактивность. Умение работать в режиме многозадачности. Условия Заработная плата: от 100 000 руб. на руки, выплаты 2 раза в месяц без задержек. График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (обед 1 час). Место работы: офис и склад в одном помещении (г. Москва, м. Стрешнево — 2 минуты от метро). Оформление: согласно ТК РФ. Возможности: Работа напрямую с собственником и генеральным директором компании. Участие в реальных проектах и возможность видеть результат своей работы. Взаимодействие со всеми отделами компании — вы будете в курсе всех процессов. Дружный коллектив, открытая коммуникация. Стабильная компания с историей. Нам подойдет кандидат, который: Умеет работать с документами и не боится рутины (договоры, реестры, согласования). Любит искать информацию и структурировать хаос. Комфортно чувствует себя в роли связующего звена между разными отделами. Понимает разницу между "координировать" и "руководить". Хочет видеть результат своей работы и влиять на развитие проектов.