Секретарь-делопроизводитель

Описание

Обязанности: Административная поддержка и документооборот (в т.ч. в 1С) Регистрация, систематизация, учёт и хранение входящих/исходящих документов (в т.ч. в 1С). Подготовка проектов документов (приказы, распоряжения). Контроль прохождения документов в организации: согласование, подписание, утверждение, доведение до исполнителей. Подготовка документов для сдачи в архив. Мониторинг и контроль выполнения поручений Сбор и консолидация информации о статусе исполнения поручений руководителя от ответственных сотрудников. Фиксация отклонений от сроков исполнения документов и поручений, своевременное информирование руководителя. Организация работы ресепшен и приёма посетителей Встреча и приём посетителей (клиенты, партнёры, курьеры), и помощь в организации приёма руководителем /сотрудниками. Заказ электронных/магнитных пропусков для клиентов и сотрудников, ведение журнала учёта выдачи пропусков. Приём и передача документов от посетителей руководству и сотрудникам. Управление коммуникациями (телефония, почта, курьеры) Приём, распределение телефонных звонков. Приём и первичная обработка входящих документов (e-mail, почта, курьерские отправления). Обработка и отправка исходящих документов. Организационная поддержка офиса и замещение офис-менеджера Организация и сервировка чайного/кофейного стола, приготовление напитков (чай, кофе). Координация работы курьерских служб. Заказ канцелярии, воды, хозтоваров (по потребности, в рамках подмены офис-менеджера). Выполнение функций офис-менеджера в период его отсутствия. Требования: Стаж и опыт работы на релевантной должности от 3-х лет. Опыт работы с 1С не менее 2-х лет; Общие административные и организационные навыки (управление документооборотом в 1С, деловая переписка и коммуникации, организация встреч и работы ресепшен, заказ пропусков, координация курьеров и водителей); Навыки контроля и мониторинга (контроль поручений руководителя, ведение журналов, сводные отчеты 1С по исполнению поручений); Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint) и 1С; Деловой этикет, мультизадачность, стрессоустойчивость, внимание к деталям. Условия: График работы: 5\2 с 9:00 - 17:30. Место работы: "Бизнес-парк Химки" Ленинградская улица, вл39с6 (бесплатный шаттл от ст.метро Речной вокзал). Возможность карьерного роста. ДМС после успешного прохождения испытательного срока.