Юрист-делопроизводитель
Описание
Обязанности юриста-делопроизводителя: Приём, регистрация и учёт входящей и исходящей документации. Проверка правильности адресования, проставление отметки о поступлении документа Контроль исполнения документов. Отслеживание сроков рассмотрения документов, представления материалов структурными подразделениями, подготовки ответов на обращения граждан и организаций. Подготовка документов для работы руководителя или заместителя руководителя. Например, оформление регистрационных карточек, создание банка данных, подготовка материалов для работы руководителя. Соблюдение требований законодательства и внутренних регламентов в части работы с документами. Обеспечение надлежащего учёта, хранения и использования документов, включая соблюдение правил конфиденциальности Систематизация и текущее хранение документов. Организация систематизации документов в соответствии с номенклатурой дел, выдача документов во временное пользование и контроль их своевременного возвращения в места хранения, обеспечение сохранности документов в процессе хранения. Подготовка и сдача в архив документов, законченных делопроизводством. Формирование дел, составление описей дел, передаваемых на хранение в архив. Участие в отборе документов для государственного хранения, организации хранения и экспертизе ценности документов. Информационная поддержка деятельности. Приём и перенаправление телефонных звонков, работа с электронной почтой, приём посетителей. Управление календарём и расписанием. Планирование рабочего времени руководителя, согласование встреч, подготовка повестки, напоминания о важных событиях. Организация командировок. Бронирование билетов и гостиниц, заказ трансферов, визовая поддержка, оформление авансовых отчётов. Делопроизводство и документооборот. Подготовка и проверка договоров, счетов, аналитических справок и протоколов совещаний, работа с электронной подписью (ЭЦП), сканирование, архивирование документов. Договорная работа. В эту группу входит проверка контрагентов на благонадёжность, анализ проектов договоров, внесение правок для минимизации рисков, разработка типовых форм, ведение реестра договоров и контроль их исполнения. Контроль исполнения поручений. Фиксация задач, сроков, напоминания, отслеживание статуса выполнения, эскалация вопросов при необходимости. Деловая переписка. Подготовка писем, запросов, ответов на входящую корреспонденцию Передача задач, сбор информации, согласование действий с другими подразделениями. Административная поддержка офиса. Закупка канцтоваров, контроль за оборудованием и оргтехникой, организация приёма гостей. Подготовка мероприятий. Организация корпоративных событий, переговоров, презентаций. Работа с конфиденциальной информацией. Обеспечение защиты данных. Соблюдение правил хранения.