Офис-менеджер
Описание
Координатор проектов и офиса URMAN занимается проектами и документацией в сфере лесных отношений. Ищем самостоятельного и внимательного координатора, который будет поддерживать связь с клиентами, контролировать движение проектов и организовывать работу офиса. Основное общение - по телефону и в мессенджерах. Посетители приходят в офис редко. Главная задача - доводить вопросы до результата: выяснить потребность, организовать следующий шаг, проконтролировать срок и вернуться с ответом без напоминаний. Обязанности: Отвечать на звонки и сообщения клиентов по текущим и ранее выполненным проектам. Контролировать, чтобы обращения в отдел продаж также получали ответ. Уведомлять клиентов о ходе работ, проверке, согласовании, замечаниях и готовности документов. Встречать посетителей, выяснять цель обращения и помогать решить вопрос. Запрашивать документы и сведения по участкам, связываться с лесничествами и государственными органами. Передавать задания и материалы проектировщикам, контролировать промежуточные результаты и сроки. Организовывать проверку документов, в том числе с помощью ИИ, и контролировать исправление замечаний. Направлять подготовленные проекты на согласование и экспертизу, получать входящие номера, уточнять исполнителей и отслеживать результаты рассмотрения. Вести электронные карточки проектов: статусы, сроки, договорённости и следующие действия. Поддерживать порядок в документах. Обеспечивать работу офиса: заказывать расходники и воду, организовывать обслуживание техники и уборку, вести учёт оборудования, ухаживать за растениями. Требования: Уверенное владение компьютером: работа с текстами, таблицами, электронной почтой, файлами и папками. Умение вести несколько задач, фиксировать договорённости и контролировать сроки. Грамотная письменная речь, спокойное и доброжелательное общение. Внимательность к документам, реквизитам и деталям. Самостоятельность: готовность звонить, уточнять, напоминать и возвращаться с ответом. Готовность осваивать рабочие инструменты и проверять результаты работы ИИ. Опыт сопровождения клиентов, заказов, проектов или административной работы будет преимуществом. Знание лесной отрасли и специальных программ на старте не требуется - обучим рабочим процессам и инструментам. Условия: Работа в офисе: Уфа, ул. Ленина, 70. График: 5 дней в неделю, с 09:00 до 18:00. Оформление по договору ГПХ. Оплата два раза в месяц. Складывается из оклада и премии. Самостоятельное проектирование и холодные продажи в обязанности не входят. Технические решения принимает руководитель проектов. Ремонт техники и уборку нужно организовывать, а не выполнять лично. Как проходит отбор: Короткое знакомство, затем учебное задание за компьютером на 30 минут и обсуждение результата. Специальные знания для задания не нужны. В отклике кратко расскажите об одном случае, когда вы самостоятельно довели до результата вопрос, который зависел от других людей.