Офис-менеджер
Описание
Компания приглашаем в команду Офис-менеджера. О нас: ООО «ВФМ Технолоджи» - аккредитованная IT-компания разрабатывающая решения по управлению ресурсами бизнеса и самозанятыми. Наш проект «Джем Работа»Участник инновационного центра "Сколково" в направлении IT.Лауреат премии SberPro Tech 2025 от Сбера — как лучший вендор года.Наши проекты улучшают жизнь людей. Чем предстоит заниматьсяОбеспечение работы офиса: контролировать чистоту и общее состояние офиса; взаимодействовать с клинингом и администрацией бизнес-центра; оформлять постоянные и гостевые пропуска и заявки на техническое обслуживание; контролировать наличие канцтоваров, продуктов и расходных материалов, закупка необходимого; оперативно решать текущие хозяйственные и организационные вопросы. Работа с документами и корреспонденцией: принимать, регистрировать, сканировать и распределять входящую/ исходящую корреспонденцию; вести учёт отправлений (сопроводительная документация/реестр); печатать документы, организовывать их подписание, сканирование и передачу получателям; помогать коллегам со сканированием имеющихся/поступивших документов (по запросу); помощь бухгалтерии и кадровой службе (подготовка ответов, работа в 1С). Курьерские и почтовые отправления: организовывать отправку документов, подарков/оборудования контрагентам/сотрудникам; взаимодействовать с курьерскими службами и Почтой России (оформление/получение отправлений, контроль доставки и своевременной оплаты курьерских услуг, решение вопросов по проблемным отправлениям, отправка писем 3-4 раза в неделю); организовывать массовые, срочные и негабаритные доставки. Как организована работаОфис-менеджеры работают как единая административная команда. Задачи могут распределяться между сотрудниками, но каждый должен понимать основные процессы и уметь подменить коллегу на время отпуска или больничного.Часть обязанностей выполняется регулярно, часть возникает по запросу. Нагрузка может меняться в зависимости от количества корреспонденции, отправлений, закупок и срочных задач. Что мы ожидаем: опыт работы офис-менеджером или административным координатором уверенную работу с электронными таблицами, почтой, офисными программами; внимательность при работе с документами; умение одновременно вести несколько задач и контролировать сроки; способность самостоятельно организовать работу и довести вопрос до полного завершения; грамотную устную и письменную речь; доброжелательность и готовность взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений; аккуратность, ответственность и бережное отношение к конфиденциальной информации; готовность сочетать работу с документами и практические хозяйственно-административные задачи. Условия: ЗП 70 000 рублей после вычета налогов на время испытательного срока, далее возможен рост график 5/2 с 9\10 – 18\19 оформление по ТК РФ с 1ого рабочего дня позитивная, неформальная атмосфера в коллективе профессионалов, поддержка