Менеджер клининга
Описание
Обязанности: 1. Административно-документационное обеспечение: Организация полного цикла документооборота: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение внутренних приказов. Работа в системах электронного документооборота (ЭДО): своевременная отправка и контроль подписания счетов, актов выполненных работ и договоров с клиентами. Печать, сканирование, упаковка и отправка документов курьером или Почтой России. Взаимодействие с отделом продаж: сбор и систематизация данных по новым договорам и приложениям к ним для передачи в бухгалтерию. Ведение и архивация реестра договоров в Excel/Google Таблицах. 2. Управление материально-техническими ресурсами (МТР) и логистика: Прием и оперативная обработка заявок от бригадиров на расходные материалы (химия, инвентарь, перчатки, мешки). Контроль склада: оприходование, списание и перераспределение материалов между объектами. Ведение учета основного оборудования (профессиональные пылесосы, поломоечные машины): инвентаризация, контроль передачи техники бригадам, взаимодействие с сервисным центром. Выписка пропусков для сотрудников на режимные объекты (бизнес-центры, заводы, склады) по заявкам менеджеров объектов. Организация доставки инвентаря и химии на удаленные объекты. 3. Финансово-учетная деятельность (в связке с бухгалтерией): Ведение таблицы «Оплаты» для корректного и своевременного выставления счетов клиентам. Формирование и передача в бухгалтерию заявок на выставление счетов. Первичный мониторинг дебиторской задолженности: обзвон бухгалтерий клиентов с напоминанием о приближении сроков оплаты. Участие в ежемесячных сверках расчетов с клиентами. 4. Кадровое администрирование и поддержка персонала: Ведение и актуализация базы данных линейного персонала (база уборщиков): контакты, документы, статусы. Помощь в оформлении новых сотрудников: сбор документов, формирование личных дел, передача данных для начисления зарплаты. Заказ униформы, бейджей и средств индивидуальной защиты (СИЗ) для новых сотрудников. Организация выдачи расчетных листов и справок. 5. Обеспечение жизнедеятельности офиса: Классические функции: заказ канцелярии, воды, чая/кофе, хозяйственных товаров. Контроль работы клининговой службы, которая убирает сам офис компании. Заказ такси. Требования: 1. Профессиональный опыт и навыки: Обязательный опыт: от 1 года на аналогичной административной позиции (офис-менеджер, администратор, координатор, секретарь). Желательный опыт: работа в сфере услуг, логистики, ритейла или непосредственно в клининговой компании. Уверенный пользователь ПК: Excel/Google Таблицы: продвинутый уровень (сводные таблицы, формулы ВПР/VLOOKUP, фильтры, связывание данных) — обязательно для ведения бюджетов и баз. 1С (УТ, Бухгалтерия или ЗУП): базовые навыки работы с документами, счетами и контрагентами. ЭДО (Диадок, СБИС): опыт отправки и контроля документов. Офисные пакеты: MS Office, Google Workspace. Документооборот: знание основ делопроизводства, правил оформления первичной документации (счета, акты, ТТН). Речь: грамотная устная и письменная речь 2. Личные качества: Системность и внимание к деталям: способность работать с большими массивами цифр и данных (номера договоров, инвентарные номера, суммы) без ошибок. Ошибка в одной цифре в клининге может привести к тому, что бригада не попадет на объект. Многозадачность и стрессоустойчивость: умение одновременно принимать звонок от разъездного менеджера, готовить акт для бухгалтерии и отвечать на вопрос руководителя, не теряя концентрации. Исполнительность и ответственность: готовность работать по жестким регламентам и в срок. Понимание, что от своевременной отправки документов зависит денежный поток компании. Коммуникабельность: умение четко и вежливо общаться с разными отделами (продажи, бухгалтерия, логистика) и внешними контрагентами. Проактивность: способность самостоятельно находить решения бытовых и организационных проблем, не дожидаясь указаний. Условия: График: 2/2. с 10-00 до 22-00. Присутствие: работа строго из офиса.