Офис-менеджер/АХО

Описание

Ищем инициативного офис-менеджера, который возьмёт на себя комплексное административно-хозяйственное обеспечение офиса и будет отвечать за его комфортное, безопасное и организованное функционирование. В офисе около 150 сотрудников. Офис занимает четыре этажа одного здания общей площадью около 5000 м². Нужен человек, который не ограничивается обработкой поступающих заявок, а самостоятельно следит за состоянием офиса, замечает, что можно улучшить, предлагает решения и контролирует их реализацию. Важно быть готовым не только организовывать работу подрядчиков, но и при необходимости самостоятельно подключаться к решению бытовых и хозяйственных вопросов. Основные задачи: Управление офисным пространством: Контроль общего состояния офиса, мебели, оборудования и рабочих зон на всех четырёх этажах. Регулярный обход помещений, выявление неисправностей, недочётов и зон, требующих улучшения. Инициирование обновления мебели, организации ремонтов, перестановок и других улучшений офисного пространства. Контроль чистоты и порядка в офисе, переговорных комнатах и кофе-поинтах. Работа с подрядчиками и управляющей компанией: Организация и контроль работы клининга, технических и эксплуатационных служб. Взаимодействие с управляющей компанией здания по вопросам эксплуатации и обслуживания помещений. Постановка задач подрядчикам, контроль сроков, качества и результатов выполненных работ. Решение текущих хозяйственных и технических вопросов. Административно-хозяйственное обеспечение: Организация закупок мебели, офисного оборудования, расходных материалов и хозяйственных товаров. Приём и обработка запросов сотрудников по вопросам организации рабочих мест, ремонта, мебели и эксплуатации офиса. Организация перемещения сотрудников и рабочих мест внутри офиса. Участие в решении текущих бытовых и хозяйственных задач, в том числе выполнение несложных практических работ при необходимости. Документооборот и административная поддержка: Получение и проверка первичной документации от подрядчиков и поставщиков. Подготовка, согласование и заключение договоров в рамках своей зоны ответственности. Ведение и актуализация административно-хозяйственной документации. Взаимодействие с курьерскими службами: заказ доставки, отправка и получение корреспонденции и документов. Наши ожидания: Опыт работы офис-менеджером, управляющим офисом или специалистом АХО от 2 лет. Практический опыт организации обслуживания офисных помещений и контроля их состояния. Опыт взаимодействия с подрядчиками и управляющими компаниями. Понимание вопросов эксплуатации помещений, организации ремонтов и закупок. Опыт работы с договорами и первичной документацией. Уверенное владение MS Office, знание 1С будет преимуществом. Инициативность и самостоятельность: умение замечать проблемы, предлагать улучшения и доводить задачи до результата. Практичность и готовность лично подключаться к решению текущих хозяйственных вопросов, не ограничиваясь постановкой задач другим. Аккуратность, опрятность, тактичность и доброжелательность в общении с сотрудниками и подрядчиками. Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты. Условия: Работа в офисе, метро Шаболовская. Официальное трудоустройство. График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00. Фиксированный оклад обсуждается по результатам собеседования.