Помощник руководителя по документообороту и работе с госорганами
Описание
«Цифровая Лаборатория» развивает образовательные и инженерно-технические проекты в Иркутске в связке с БС «Байкал». Ищем помощника генерального директора для работы с документами, встречами и поручениями. Главная задача — поддерживать понятный порядок: документы согласованы, сроки под контролем, ответы получены, договорённости выполнены. Эта роль подойдёт тому, кому интересно организовывать работу и видеть её результат. Вы будете взаимодействовать с руководителем, бухгалтерией, учебным центром, лётным отделом, партнёрами и госорганами. Чем предстоит заниматься • Планировать встречи и командировки руководителя, готовить материалы, вести протоколы и контролировать выполнение договорённостей.• Вести делопроизводство и электронный документооборот: регистрировать, согласовывать и хранить документы, готовить письма и запросы, отслеживать ответы и сроки.• Организовывать переписку и встречи с госорганами, заказчиками и партнёрами.• Собирать, проверять и передавать первичные документы в бухгалтерию; контролировать получение актов и других закрывающих документов.• Отслеживать профильные закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, вести реестр и комплектовать документы для тендеров и конкурсов; участвовать в подготовке заявок на гранты и субсидии.• Координировать документы и поручения между подразделениями, улучшать шаблоны и порядок работы. Основной фокус — административная координация и документы. В тендерном блоке речь о мониторинге и подготовке комплектов, в бухгалтерском — о сопровождении первичных документов и их передаче в бухгалтерию. Что важно • От трёх лет опыта помощником руководителя, специалистом по документообороту, офис-менеджером или тендерным специалистом.• Высшее управленческое, юридическое, экономическое или техническое образование.• Грамотная деловая переписка, навыки планирования и организации встреч, умение работать с несколькими сроками и исполнителями.• Уверенное владение Word, Excel, Outlook и PowerPoint; знание систем электронного документооборота, например 1С-Документооборот или СЭД-Дело.• Понимание основ 44-ФЗ и 223-ФЗ.• Внимательность, аккуратность и системность в работе с документами и договорённостями. Условия • Зарплата 70 000–90 000 ₽ на руки, выплаты дважды в месяц.• Полная занятость, оформление по трудовому договору.• Работа в офисе: Иркутск, ул. Дзержинского, 24А.• График 5/2, рабочий день — 8 часов.