Ассистент отдела продаж

Описание

Основная задача данной должности обеспечивать своевременное и корректное документальное сопровождение B2B-продаж, отгрузок и коммуникации с клиентами — крупными дистрибьюторами, сетями и компаниями СНГ. Обязанности: Выставление счетов • Приём заявок от менеджеров, клиентов или из EDI. • Проверка реквизитов, цен, скидок, условий поставки и оплаты. • Формирование счетов в 1С. • Отправка счетов клиенту в согласованном канале: ЭДО, e-mail, EDI. • Корректировка или аннулирование счетов по согласованию с менеджером. • Формирование корректировочного УПД/КСФ при изменении суммы после отгрузки — отдельно от корректировки счёта до отгрузки. Подготовка документов к отгрузке • Формирование полного комплекта документов: УПД, ТОРГ-12, счёт-фактура, ТТН/транспортная накладная, упаковочный лист, паспорта качества, инструкции, маркировка и т.п. • Пакет различается по типу клиента: дистрибьютор/опт — базовый комплект; сеть — дополнительно упаковочный лист, через EDI, соответствие штрихкодов карточке товара в сети; экспорт в СНГ — отдельный комплект (инвойс, упаковочный лист для экспорта, документы для НДС/таможни в зависимости от страны, коды ТН ВЭД и пр по инструкции и в совместной работе с другими отделами). • Изучение и соблюдение инструкций клиента: сетей, дистрибьюторов, компаний СНГ. • Оформление документов в соответствии с требованиями по формату, количеству экземпляров, подписям, печатям, доп. приложениям. • Подготовка документов для пропусков, слотов, разгрузки. • Передача комплекта в логистику, на склад или водителю. • Контроль подписания, возврата оригиналов и корректности первичной документации. Коммуникация с клиентами • По заказам: выставить счёт, получить подтверждение. • По запросу дополнительных документов для отгрузки: сертификаты, лицензии, карточки клиента, формы, анкеты. • При выходе машины: информирование клиента, передача данных водителя и транспорта. • По разгрузке: запрос контактов, времени, пропусков, требований к транспорту, упаковке, маркировке, нюансов приёмки. • По расхождениям на приёмке (недостача, пересорт, брак): оперативная связь с ответственным лицом клиента, уточнение, куда направлять акт и кто принимает решение по претензии. Договоры, спецификации и клиентские формы • Заполнение договоров, спецификаций, приложений, доп. соглашений. • Заполнение клиентских форм: анкет, карточек, опросников, форм сетей. • Внесение параметров: логистические условия, реквизиты, контакты, сроки, условия поставки, особые требования. • Отправка документов на согласование и подписание. • Контроль возврата подписанных документов и оригиналов. Ведение реестров • Реестр образцов. • Реестр договоров, спецификаций и доп. соглашений. • Реестр счетов, отгрузок, первичной документации. • Реестр отправленных/полученных документов в ЭДО, либо научиться формировать в ЭДО и отслеживать еженедельно • Реестр претензий — входящих (от клиента к нам) и исходящих (штрафы/претензии от сети к нам) — раздельно, со статусом и сроком ответа. • Реестр актов сверки взаиморасчётов по контрагентам. • Актуализация статусов, сроков, ответственных, комментариев • Формирование выборок и отчётов по запросу руководителя. Работа в ЭДО, 1С и EDI • ЭДО: операционная работа на уровне ассистента — отправка и приём первичной документации, УПД, актов, корректировочных документов, обработка уведомлений и ошибок. • ЭДО: обеспечение роуминга между операторами при разных провайдерах у контрагентов. • ЭДО: контроль сроков подписания документа контрагентом. • 1С: создание счетов, реализаций, отгрузок, печать комплектов, поиск данных, работа с реестрами. • EDI: приём заказов от сетей, подтверждение, отправка статусов, работа с отгрузочными документами и ошибками. • Взаимодействие с бухгалтерией, логистикой и ИТ при технических сбоях. Экспортная специфика (СНГ) • Различение стран ЕАЭС (Казахстан, Беларусь, Киргизия — таможенное оформление не требуется, но нужны документы для применения нулевой ставки НДС) и остальных стран СНГ (полное таможенное оформление). • Коды ТН ВЭД по каждому товару — обязательны в инвойсе и декларации. • Базовые знания по CMR, ТТН, сертификатам, оформлению УПД применительно к экспортным отгрузкам. Требования к ассистенту • Уверенная работа в 1С, ЭДО, EDI, Excel. • Понимание первичной документации, договорной работы и логистического документооборота. • Базовое понимание оформления экспортных отгрузок. • Внимательность, многозадачность, стрессоустойчивость. • Навык быстро изучать инструкции клиентов и оформлять документы по требованиям. • Коммуникабельность, аккуратность, ответственность. Условия: Оформление трудовых отношений по ТК РФ. График работы - пятидневная рабочая неделя.