Офис-менеджер
Описание
Обязанности: Обеспечение жизнедеятельности офиса Заказ расходных материалов: покупка канцелярских товаров, питьевой воды, хозяйственных товаров и расходников для оргтехники. Хозяйственный контроль: поддержание порядка в офисе, контроль работы уборщиц, курьеров и технического персонала. Работа с техникой: проверка исправности компьютеров, принтеров. Прием гостей: встреча клиентов, партнеров, подрядчиков, организация чая/кофе. 2. Делопроизводство и документооборот Корреспонденция: прием, регистрация, распределение и отправка входящих/исходящих писем, электронных сообщений и звонков. Работа с договорами: первичная проверка, регистрация и ведение архива договоров (включая договоры подряда, поставки материалов, аренды техники). Первичная документация: подготовка или проверка счетов, накладных, актов приема-передачи выполненных работ (часто по запросу бухгалтерии или руководителей проектов). Приказы и распоряжения: помощь руководству в составлении и оформлении стандартных организационно-распорядительных документов. [1] 3. Взаимодействие со стройплощадкой/прорабами: Помощь снабжению: помощь в обзвоне поставщиков стройматериалов (арматуры, бетона, отделочных материалов), сравнение прайс-листов по готовой таблице. Кадровое содействие : первичный сбор документов у новых рабочих или субподрядчиков (паспорта, разрешения, патенты, удостоверения по охране труда и технике безопасности). 4. Административная поддержка руководства Планирование: организация встреч, совещаний, переговоров с заказчиками. Командировки: заказ билетов, бронирование гостиниц для инженерно-технического состава (ИТР) и руководства. Информационная поддержка: донесение срочных распоряжений директора до отделов сметчиков, проектировщиков или начальников участков. [1] Требования: 1. Профессиональные знания и навыки Уверенное владение ПК и программами: MS Office (особенно Excel для таблиц и графиков), программы для работы с электронной почтой и мессенджерами. Знание оргтехники: умение не просто распечатать документ, но и быстро разобраться с проблемой. Грамотная устная и письменная речь: умение вежливо отвечать на звонки, без ошибок составлять деловые письма, приказы и запросы. Знание основ делопроизводства: правила регистрации входящих/исходящих документов, архивного дела, номенклатуры дел. Базовое понимание строительной документации (будет преимуществом): желательно знать, чем договор подряда отличается от договора поставки, и что такое акты КС-2, КС-3 или путевой лист. 2. Личные и деловые качества Стрессоустойчивость и дипломатичность: умение находить общий язык с абсолютно разными людьми (от крупных инвесторов до рабочих со стройплощадки). Многозадачность и организованность: способность держать в голове десятки мелких дел (заказать воду, отправить курьера, распечатать проект, забронировать билет директору) и не срывать дедлайны. Внимательность к деталям: критически важно при проверке документов, паспортных данных рабочих или реквизитов в договорах. Исполнительность и пунктуальность: вовремя открытый офис и оперативно переданное прорабу распоряжение экономят компании миллионы. 3. Требования к образованию и опыту Образование: высшее или среднее специальное (гуманитарное, экономическое, юридическое или техническое). Строительное образование не требуется, но будет огромным плюсом. Опыт работы: от 1 года. 4. Дополнительные требования Знание 1С: будет преимуществом. Готовность к разъездному характеру (редко): иногда требуется самостоятельно съездить в налоговую, банк или отвезти срочные документы на объект. Условия: 1. График и формат работы Стабильный график: 5/2 с 9:00 до 18:00 или с 8:00 до 17:00. 2. Рабочее место и локация Городской офис: комфортные условия, современная оргтехника. 3. Оплата труда и компенсации Фиксированный оклад: стабильная заработная плата. Премии: возможны проектные бонусы (например, при успешной сдаче строительного объекта в срок) или тринадцатая зарплата. Компенсация связи и проезда: если по работе приходится часто звонить со своего телефона или отвозить документы в госорганы/на другие объекты, компания оплачивает мобильную связь и проездной (либо бензин при наличии авто). 4. Оформление и социальный пакет Официальное трудоустройство: оформление по ТК РФ с первого дня, оплачиваемые отпуска (28 календарных дней) и больничные.