Офис-менеджер
Описание
О компании Мы — независимая расчётная небанковская организация, основанная в 2025 году на стыке классического банкинга и финтеха. Наша миссия — создать для вас удобный, быстрый и прозрачный платёжный сервис для международных расчётов, где надёжность встречается с технологичностью. Основная задача — обеспечивать бесперебойную работу офиса, создавать комфортные условия для сотрудников и организовывать административные процессы. Встречать посетителей, клиентов и партнёров компании, уведомлять сотрудников об их прибытии, координировать оформление пропусков и помогать гостям с навигацией в офисе. Принимать и распределять входящие звонки, письма и запросы, предоставлять информацию в пределах своей компетенции и направлять обращения ответственным сотрудникам. Осуществлять исходящие звонки по организационным вопросам. Организовывать административный документооборот: регистрировать входящие и исходящие документы, передавать их на рассмотрение и подпись, контролировать возврат оригиналов, обеспечивать систематизацию и хранение документов. Выполнять административные поручения руководителя, отслеживать сроки исполнения поручений, направлять напоминания ответственным сотрудникам и информировать руководителя о статусе выполнения. Организовывать отправку и получение корреспонденции: оформлять курьерские и почтовые отправления, взаимодействовать со службами доставки, отслеживать сроки доставки и вести учёт отправлений. Обеспечивать офис канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами, расходными материалами и другими необходимыми ресурсами: собирать заявки, контролировать остатки, организовывать закупки в рамках согласованного бюджета и распределять товары между сотрудниками. Взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками по вопросам жизнеобеспечения офиса, согласовывать условия поставок и оказания услуг, контролировать сроки и качество исполнения, передавать закрывающие документы в бухгалтерию. Следить за состоянием офисных помещений, мебели и оргтехники, своевременно направлять заявки на ремонт и обслуживание, координировать работу клининга, технических специалистов и представителей арендодателя. Оказывать организационную поддержку при проведении встреч и совещаний: бронировать переговорные, готовить помещения и необходимые материалы, координировать обслуживание гостей. Помогать сотрудникам в решении текущих административно-хозяйственных вопросов, взаимодействовать с подразделениями компании и участвовать в совершенствовании офисных процессов. Наши пожелания к кандидатам: Уверенное владение ПК: Word, Excel, СЭДО на базовом уровне, электронная почта и календарь; умение пользоваться офисной техникой. Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и вежливого общения с посетителями, сотрудниками и подрядчиками. Базовое понимание документооборота: приём, регистрация, отправка и систематизация документов. Организованность, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и контролировать сроки выполнения задач. Ответственность, самостоятельность в решении текущих вопросов и готовность осваивать новые процессы. Аккуратность при работе с документами и конфиденциальной информацией. Такой набор соответствует базовым административным задачам офис-менеджера Что мы предлагаем: Конкурентный оклад и премия за выполнение и перевыполнение плановых показателей График работы: 5/2, СБ и ВС - выходной ДМС и страхование выезжающих за рубеж после прохождения испытательного срока Дружный коллектив и опытный руководитель Возможности для карьерного роста: ты будешь понимать, что нужно сделать для перехода на другой уровень