Секретарь/помощник руководителя
Описание
Обязанности: Прием и распределение телефонных звонков Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Агентства. Планирование рабочего дня директора, ведение календаря встреч и мероприятий, согласование время встреч с внутренними и внешними участниками. Приём и регистрация поступающей на рассмотрение директора корреспонденции, передача её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Ведение делопроизводства директора, выполнение операций с применением компьютерной техники, предназначенных для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Организация телефонных переговоров директора, приём и передача телефонограмм и иных сообщений, доведение до директора информации, полученной по каналам связи в его отсутствие. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы директора; печатание служебных материалов по указанию директора. Организация приёма посетителей, регулирование доступа к директору. Подготовка помещения и материалов для совещаний, встреч, переговоров. Организация командировки директора (бронирование билетов, гостиниц, подготовка пакета документов, контроль сроков и исполнения сопутствующих задач). Координирование взаимодействия директора с подразделениями и внешними контрагентами. Работа в системе электронного документооборота (СЭД) и Битрикс24, ViPNet Деловая Почта, Outlook. Сканирование, копирование, систематизация документов, ведение электронных реестров; Отправка документов по почте. Контроль за соблюдением сроков выполнения поручений директора, взятых на контроль. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности. Обеспечение рабочего места директора необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями. Требования: высшее образование; опыт работы не менее 1 года в должности помощника руководителя/офис-менеджера/секретаря уверенный пользователь ПК и Яндекс Таблиц; грамотная речь; добросовестность и исполнительность Условия: уютный офис и дружный коллектив хорошо оборудованное рабочее место Срок испытания 3 месяца