Офис менеджер/секретарь
Описание
ГК «АГНЕМЕД» работает в сфере здравоохранения: поставляет медицинское оборудование, расходные материалы и лекарственные препараты, оказывает медицинские услуги, развивает проекты корпоративной диспансеризации и новые направления бизнеса. Цель должности Обеспечить бесперебойную работу офиса, порядок в документах, качественный приём гостей и повседневную организационную и бытовую поддержку руководителя. Приёмная и коммуникации Встречать посетителей, партнёров и кандидатов, уведомлять сотрудников об их прибытии. Принимать и распределять звонки, фиксировать важные обращения. Принимать, регистрировать и отправлять корреспонденцию, письма и посылки. Взаимодействовать с почтой, СДЭК и курьерскими службами. Обеспечение офиса Вести учёт и закупку канцелярии, воды, чая, кофе и хозяйственных расходников; собирать заявки, контролировать остатки и расходы в пределах бюджета. Контролировать работу клининга и порядок в общих зонах. Организовывать обслуживание оргтехники и устранение хозяйственных неисправностей, взаимодействовать с арендодателем и подрядчиками. Вести учёт ключей, пропусков и офисного имущества. Документооборот Регистрировать входящие и исходящие документы, своевременно передавать их ответственным. Вести реестры документов и контролировать их движение. Готовить комплекты на подпись, передавать руководителю и возвращать исполнителям. Отслеживать отправку и возврат подписанных оригиналов. Печатать, сканировать, копировать и архивировать документы. Заполнять утверждённые шаблоны и проверять комплектность приложений. Обеспечивать понятное хранение бумажных и электронных копий. Поддержка руководителя и встречи Готовить кабинет и переговорную к рабочему дню и встречам. Предлагать и подавать чай, кофе, воду руководителю и гостям. Организовывать заказ питания и кофе-брейки при необходимости. Приносить документы на подпись, выполнять текущие организационные поручения. Заказывать такси, билеты, гостиницы и курьерскую доставку по согласованным заявкам. Помогать бизнес-ассистенту и специалисту по коммуникациям с организационной частью встреч и мероприятий. Встречать кандидатов и новых сотрудников, помогать с подготовкой рабочего места. Требования Опыт офис-менеджера, секретаря или административного помощника от 2 лет; практический опыт документооборота и обеспечения офиса. Грамотная речь, внимательность, пунктуальность и доброжелательность. Готовность лично выполнять секретарские и сервисные обязанности. Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и офисной техникой. Опыт Битрикс24 и электронного документооборота будет преимуществом. Умение расставлять приоритеты и своевременно сообщать о проблемах; соблюдение конфиденциальности и делового этикета. Условия Оформление по ТК РФ. Заработная плата 70 000–80 000 ₽. График 5/2, с 9:00 до 18:00. Полная занятость в офисе: Уфа, ул. Рудольфа Нуреева, 21. Работа совместно с бизнес-ассистентом и специалистом по коммуникациям.