Помощник руководителя по техническим проектам

Описание

Цель должности: Обеспечивать руководителя достоверной и актуальной информацией по разнонаправленным техническим задачам. Снижать затраты времени руководителя на сбор статусов, подготовку отчетов и повторные запросы исполнителям. Вам предстоит: Собирать поручения руководителя и решения совещаний в единый реестр, фиксируя ожидаемый результат, ответственного, срок, приоритет, зависимости и документальное основание. Готовить и актуализировать планы в Excel и Microsoft Project. Проверять полноту этапов, логичность последовательности и согласованность сроков. Запрашивать статусы у исполнителей, сверять фактический результат с отчетом. Уточнять формулировки «в работе» и «почти готово»: что выполнено, что осталось, что мешает и когда ожидается результат. Формировать регулярные и разовые отчеты: сводку по направлениям, план-факт, просрочки, ближайшие вехи, риски, блокирующие вопросы и решения, требуемые от руководителя. Отслеживать сроки задач, поставок, согласований, проектирования, монтажа, испытаний и запуска. Напоминать исполнителям, получать план устранения задержки и выносить критичные отклонения на решение руководителя. Готовить материалы к совещаниям, вести протоколы решений и контролировать исполнение. Фиксировать ответственного и дату следующего действия по каждому открытому вопросу. Поддерживать связанный архив ТЗ, предложений, графиков, актов, отчетов и протоколов. Обеспечивать понятные наименования, версии и ссылки на документы в реестре задач. Проверять формулы и исходные данные отчетов, устранять дубли и расхождения. Автоматизировать повторяющийся сбор и обработку информации средствами Excel, сохраняя проверяемость расчетов. Готовить сравнения предложений и краткие аналитические записки по заданным критериям. Отделять сведения поставщика от подтвержденных данных и вопросов, требующих заключения технического специалиста. Взаимодействие и ответственность: Непосредственное подчинение — руководителю. Вы будете взаимодействовать с руководителями проектов, инженерами, производством, эксплуатацией, закупками, финансами и подрядчиками. Вы отвечаете за организацию сбора информации, качество отчетности и своевременное выявление отклонений. Вы не утверждаете технические решения и не подменяете профильную приемку. Обязательные требования к кандидату: Техническое образование либо подтвержденный опыт работы с техническими задачами. Ориентир — от 2 лет в роли помощника технического руководителя, координатора проектов, специалиста планирования или инженера с функциями отчетности. Практический опыт ведения нескольких параллельных направлений с разными исполнителями и сроками. Умение сохранять порядок при частой смене приоритетов и неполных исходных данных. Уверенное владение Excel: структурированные таблицы, фильтры, проверка данных, условное форматирование, формулы поиска и условных расчетов, работа с датами, сводные таблицы и диаграммы. Практическое владение Microsoft Project: задачи и вехи, длительности, связи, календари, базовый план, фактические даты, оставшаяся длительность и критический путь. Понимание влияния изменения одной задачи на связанные этапы. Мы предлагаем: Конкурентную заработную плату (обсуждается индивидуально по результатам собеседования). Оформление в соответствии с ТК РФ. Работу в команде сильных технических специалистов. Прямое влияние на эффективность руководителя и скорость принятия решений в компании.