Делопроизводитель

Описание

Мы ищем в нашу команду сотрудницу приятной и опрятной внешности, с грамотной устной и письменной речью, обладающая высокой эмпатией, гибким умом и лидерскими качествами. При отклике на вакансию, наличие фото в резюме- ОБЯЗАТЕЛЬНО. Обязанности: 1. Общее делопроизводство и архив: Регистрация, сканирование, систематизация и распределение входящей и исходящей корреспонденции (включая курьерские службы). Ведение электронного и бумажного архива: договоры, акты, исполнительная документация, чертежи, сертификаты. Обеспечение быстрого поиска документов по запросу инженеров и руководства. Контроль сроков возврата документов от контрагентов, ведение реестров. Подготовка справок и копий по запросам сотрудников. Составление ответов на запросы представителей Исполкома, контролирующих и надзорных органов. 2. Материально-техническое обеспечение (складской учет): Спецодежда и СИЗ: Приемка, маркировка, ведение карточек учета выдачи. Своевременный заказ новых комплектов с учетом размеров сотрудников и сезонности. Списание и утилизация изношенной одежды. Канцтовары и хозтовары: Ведение реестра остатков, сбор заявок от отделов, формирование ежемесячного заказа, организация выдачи. Техника и оборудование: Первичный учет оргтехники, расходных материалов (картриджи, бумага), кабелей, инструментов. Выдача техники сотрудникам под подпись, организация мелкого ремонта через ИТ-отдел. Обеды: Сбор и консолидация заявок на корпоративное питание, взаимодействие с компанией, обеспечивающей офис питьевой водой, заказ кофе/чая, сладостей, учет оплат, работа с контрагентами. 3. Административная поддержка и контроль доступа: Оформление, продление и аннулирование пропусков (постоянных и временных) для сотрудников и подрядчиков. Заказ такси, бронирование билетов и гостиниц для командировок. Встреча курьеров, распределение отправлений. Ведение архива документов 4. Локальное кадровое делопроизводство (КДП): Ведение табеля учета рабочего времени (в части фиксации отсутствий, переработок). Операционная помощь кадровому специалисту при оформлении приема, перевода, увольнения сотрудников. Ведение и хранение личных дел, трудовых книжек (в том числе электронных) и сведений о трудовой деятельности. Администрирование оформления справок по запросу сотрудников компании. 5. Взаимодействие: Коммуникация с бухгалтерией (предоставление закрывающих документов по закупкам, авансовые отчеты), с кадровой службой. Взаимодействие с арендодателем по вопросам эксплуатации офиса. Встреча гостей, администрирование встреч руководителя. Выполнение иных поручений Исполнительного директора. Требования: Опыт работы: от 2 лет на позиции делопроизводителя, офис-менеджера или администратора в производственной, строительной или инжиниринговой компании. Опыт работы «единственным офисным сотрудником» будет преимуществом. Знание нормативной базы: 152-ФЗ (персональные данные), основы трудового законодательства РФ (ТК РФ), правила ведения архивного дела. Hard skills: Уверенный пользователь 1С:Документооборот или аналогичных систем ЭДО, 1С, Excel (сводные таблицы, ВПР), офисная техника (принтеры, плоттеры, ламинаторы для пропусков). Грамотная устная и письменная речь, отсутствие дефектов, мешающих общению по телефону. Коммуникабельность, вежливость и доброжелательность. Условия: Оформление в соответствии с ТК. Полный соц.пакет (оплачиваемые больничные и отпуска). Работа в одной из лучших экономических зон РФ- на ОЭЗ "Алабуга". Уровень з/п выше, чем в среднем по отрасли. Абсолютно новый промышленный завод, с высокотехнологичным оборудованием, отвечающим мировым стандартам качества и безопасности труда. Бесплатное обеспечение спец.одеждой и СИЗ сотрудников предприятия. Обеспечение горячим комплексным обедом; у нас оборудованы зоны отдыха, комфортабельные раздевалки и душевые. Организован бесплатный вахтовый автобус. У нас дружный и нацеленный на результат коллектив профессионалов, которые готовы обучать и наставлять новых сотрудников.