Помощник/ассистент руководителя
Описание
Обязанности: Организационное и административное сопровождение руководителя: Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря, организация и координация встреч, совещаний, переговоров и командировок; Прием посетителей, организация работы приёмной, поддержание порядка в кабинете руководителя и переговорных комнатах, обеспечение готовности помещений к проведению встреч, создание комфортных условий для работы руководителя. Обеспечение приемной и кабинета руководителя необходимым инвентарем и расходными материалами Приём и распределение входящих и исходящих телефонных звонков, передача информации руководителю. Оформление пропусков на автомобили посетителей Подготовка, составление и редактирование деловых писем и иных документов по поручению руководителя. Подготовка информационных, аналитических, справочных и иных материалов, необходимых для работы руководителя. Контроль исполнения поручений руководителя: передача документов ответственным исполнителям в соответствии с резолюциями руководителя, контроль установленных сроков и результатов исполнения, информирование руководителя о ходе исполнения. Взаимодействие со структурными подразделениями Учреждения по вопросам исполнения поручений руководителя. Выполнение служебных и иных поручений руководителя. Организация документооборота и делопроизводства: Организация и ведение документооборота Учреждения в соответствии с установленными правилами делопроизводства, в том числе участие в мероприятиях по подключению к системам ГосЭДО и ГИС ТОРСЭД, освоение порядка работы в указанных системах и последующее ведение электронного документооборота после их внедрения. Приём, регистрация, учёт и распределение входящей и исходящей корреспонденции. Проведение работы по упорядочению архива Учреждения за последние три года: систематизация документов, проверка комплектности и правильности формирования дел, восстановление недостающих документов и учётных материалов в пределах установленных полномочий, оформление дел в соответствии с требованиями делопроизводства и архивного хранения. Передача документов ответственным исполнителям и руководителям структурных подразделений, контроль сроков их рассмотрения и исполнения. Подготовка проектов писем, справок, служебных записок, приказов и иных организационно-распорядительных документов. Контроль соблюдения установленных требований к оформлению документов, консультирование сотрудников по вопросам делопроизводства. Систематизация и хранение документов, организация ежегодного составления и утверждения номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, подготовка документов к архивному хранению. Организация получения и отправки корреспонденции через почтовые отделения, ведение соответствующих реестров. Обеспечение своевременного доведения до руководителя документов, сообщений и иной служебной информации. Требования: Высшее образование; Опыт работы помощником руководителя, секретарем или референтом в государственных учреждениях от 2 лет. Опыт организационного сопровождения руководителя с высокой интенсивностью рабочего графика, умение оперативно выполнять срочные поручения и переключаться между задачами. Знание основ делопроизводства и правил оформления организационно-распорядительных документов. Грамотная устная и письменная речь, отличное знание русского языка, владение нормами деловой переписки. Уверенное владение ПК и пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), навыки работы с оргтехникой. Внимательность к деталям, аккуратность при работе с документами, грамотное оформление текстов и отсутствие ошибок в документах. Высокая степень ответственности, организованность, самостоятельность и ориентация на результат. Умение работать с большим объёмом информации, соблюдать сроки и действовать эффективно в условиях многозадачности. Оперативность, стрессоустойчивость, умение решать рабочие вопросы в пределах предоставленных полномочий. Условия: Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Пятидневная рабочая неделя, с понедельника по пятницу, с 09:00 до 18:00. Ненормированный рабочий день. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 3 календарных дня за ненормированный рабочий день.