Секретарь

Описание

Обязанности: 1. Коммуникации и приём: Приём и распределение входящих звонков. Встреча и приём посетителей и гостей. Ведение деловой внешней и внутренней переписки. Работа с корреспонденцией, распределение входящей почты (в т.ч. электронной). 2. Документооборот и делопроизводство: Приём и регистрация входящей и исходящей документации. Работа с оргтехникой (сканирование, копирование документов). Подготовка материалов к совещаниям. Составление отчётов для руководителя. 3. Организация работы офиса: Заказ канцелярских товаров, кофе, воды, расходных материалов (в т.ч. хозтоваров) для офиса и шоу-румов (Комус, Озон и т.п.) Планирование командировок сотрудников, организация и бронирование гостиниц, авиа и жд-билетов Взаимодействие с клининговой компанией. Взаимодействие с курьерами и курьерскими службами. Заказ и оформление пропусков (для сотрудников, в шоу-румы, на производство). Организация корпоративного такси. Открытие шлагбаума для транспорта, входной двери офиса Оформление заявок на машины для сотрудников (для въезда во двор) Оформление подписки на печатные издания 4. Поддержка руководителя и команды: Ведение календаря встреч и событий компании. Бронирование переговорных комнат. Организация поздравлений партнёров и сотрудников, заказ подарков. Выполнение служебных поручений руководителя. Требования: Образование: Среднее специальное или высшее (бакалавр, магистр). Опыт работы: Опыт в административной поддержке или делопроизводстве — от 3 лет Профессиональные навыки: Уверенное владение MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint). Знание основ делопроизводства. Навыки деловой переписки и общения. Умение работать с большим объёмом информации. Умение работать в режиме многозадачности. Умение быстро находить информацию в интернете. Английский язык не ниже Intermediate (желательно). Личные качества: Стрессоустойчивость, неконфликтность, коммуникабельность и доброжелательность. Внимательность к деталям, дисциплинированность, аккуратность, исполнительность. Способность быстро осваивать новые инструменты и регламенты. Активная жизненная позиция, ориентированность на результат. Условия: График: 5/2, с 9:30 до 18:15 (пятница — до 17.30). Оформление: по ТК РФ Бесплатные обеды (своя кухня и штатные повара). Удобное расположение: м. Авиамоторная (Ш. Энтузиастов, д. 11А, к.1), 5 минут пешком Дружелюбный коллектив и адекватное руководство.