Офис-менеджер / координатор образцов

Описание

ООО «Культура поставок» поставляет из Китая декоративную нержавеющую сталь и анодированный алюминий для архитектуры и интерьеров. Ищем организованного и внимательного сотрудника, который обеспечит повседневную работу офиса и возьмёт на себя учёт, хранение и отправку образцов материалов. В этой работе важны аккуратность, порядок в документах и образцах, соблюдение сроков и умение самостоятельно доводить задачи до результата. Офисные обязанности • Обеспечение офиса канцелярией, водой, хозяйственными и расходными материалами.• Контроль запасов и своевременное оформление закупок в рамках согласованного бюджета.• Взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией, клинингом и сервисными подрядчиками.• Организация обслуживания оргтехники и устранения хозяйственных неисправностей.• Встреча посетителей, подготовка переговорной и организационная помощь при проведении встреч.• Приём и распределение общих звонков и обращений.• Приём, регистрация и отправка корреспонденции.• Работа с курьерскими службами: оформление отправлений, вызов курьеров, отслеживание доставки.• Сканирование, копирование, систематизация и хранение документов.• Передача счетов, чеков и других документов по офисным расходам в бухгалтерию.• Организационная поддержка сотрудников по вопросам работы офиса. Координация образцов • Приём образцов от поставщиков, проверка количества и состояния.• Ведение электронного каталога: завод, материал, код цвета, поверхность, покрытие, количество и место хранения.• Маркировка образцов и поддержание порядка в местах хранения.• Комплектация наборов по заявкам менеджеров по продажам.• Фотофиксация состава отправления, упаковка и организация доставки клиентам.• Учёт выдачи образцов сотрудникам и заказчикам, контроль согласованных возвратов.• Контроль запаса популярных образцов, подготовка заявок на пополнение.• Отдельное хранение согласованных эталонов с привязкой к клиенту и заказу.• Периодическая инвентаризация, выявление повреждённых, немаркированных и устаревших образцов.• Заказ образцов у китайских поставщиков через WeChat.• Координация доставки образцов через подрядчика. Требования • Опыт работы офис-менеджером, администратором или координатором от одного года.• Уверенное владение Excel или Google Sheets: таблицы, фильтры, сортировка, ведение реестров.• Опыт работы с курьерскими службами и деловой корреспонденцией.• Аккуратность при работе с небольшими изделиями и материалами.• Внимательность к кодам, маркировке, количеству и адресам.• Грамотная устная и письменная речь.• Умение планировать задачи и заранее сообщать о препятствиях.• Базовый письменный английский. Опыт работы с каталогами продукции, образцами, небольшим складом или шоурумом будет преимуществом. Ассортименту и правилам работы с материалами обучим. Условия • Работа в офисе в Москве.• График 5/2: 9:00 — 18:00.• Фиксированная часть 100 000 ₽ на руки и ежемесячная премия до 15 000 ₽ по заранее согласованным показателям.• Обучение ассортименту и понятный порядок взаимодействия с отделом продаж.• Оборудованное рабочее место и материалы для упаковки образцов. В сопроводительном письме просим кратко ответить Какие офисные задачи вы выполняли самостоятельно? Есть ли опыт учёта товаров, образцов или других материальных ценностей? Как вы контролировали отправления и возвраты? Какими инструментами пользуетесь, чтобы не пропускать задачи и сроки?