Делопроизводитель
Описание
Обязанности: 1. Делопроизводство и документооборот— Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, договоров и иных документов компании.— Контроль своевременного получения ответов от контрагентов на отправленную корреспонденцию.— Организация передачи оригиналов договоров на подписание уполномоченным лицам, контроль их подписания и возврата.— Систематизация, учет и обеспечение сохранности корреспонденции, договоров и иных документов, включая сканирование и формирование электронных копий.— Ведение архива корреспонденции и договоров, обеспечение своевременного размещения документов и поддержание установленного порядка хранения.— Подготовка сопроводительных писем, накладных, списков сотрудников и иных документов по запросам структурных подразделений.— Составление и оформление деловых писем, официальных запросов, служебных записок, информационных уведомлений и рассылок.— Печать, комплектование и брошюровка проектной и отчетно-технической документации.— Сбор, систематизация и актуализация информации в справочниках, учетных системах и реестрах компании, в том числе ведение реестра доверенностей, учет сроков их действия и своевременное информирование ответственных сотрудников о необходимости продления или оформления новых доверенностей.— Передача согласованных к оплате счетов в бухгалтерию. Контроль полноты комплектов документов, передаваемых в бухгалтерию для осуществления платежей. 2. Электронный документооборот— Работа в системах электронного документооборота Ведение электронного документооборота в системах WSS Docs, МОСЭДО, Контур и аналогичных платформах.— Мониторинг поступающих документов в системах электронного документооборота, их регистрация и распределение между ответственными сотрудниками. — Направление документов на согласование и подписание в соответствии с установленными маршрутами. — Контроль прохождения документов по маршрутам согласования, соблюдения сроков рассмотрения и исполнения поручений. — Отправка документов контрагентам через системы электронного документооборота, контроль их получения и подписания. — Контроль своевременного завершения документооборота, включая получение подписанных экземпляров документов. 3. Организация почтовой и курьерской доставки— Взаимодействие с АО «Почта России»: посещение почтовых отделений для получения входящей регистрируемой корреспонденции по доверенности. Подготовка и отправка исходящих писем, заказной корреспонденции и бандеролей. Отслеживание почтовых отправлений по трек-номерам, контроль сроков и фактического вручения адресатам. — Работа со службой доставки СДЭК: оформление отправлений и создание накладных в личном кабинете СДЭК. Организация вызова курьеров, отправки и получения посылок и документов. Отслеживание статусов отправлений, контроль сроков доставки и фактического вручения получателям.— Координация курьеров: постановка задач штатным и привлеченным курьерам. Формирование маршрутных листов и распределение адресов доставки. Подготовка и передача курьерам пакетов документов для доставки адресатам. Контроль выполнения поручений курьерами, соблюдения сроков и фактической передачи документов получателям. 4. Административная поддержка— Подготовка поздравительных рассылок: составление текста, оформление рассылки и определение контрагентов, которых необходимо поздравить.— Выполнение отдельных поручений руководителя. Требования: — Высшее специальное образование (документоведение, делопроизводство, менеджмент или смежная специальность).— Опыт работы в делопроизводстве или в роли специалиста по документообороту — от 1 года.— Навыки работы с электронными системами документооборота WSS Docs, Битрикс24, МОСЭДО или аналогичными СЭД/ECM-системами.— Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel), офисной оргтехникой (сканеры, плоттеры, брошюраторы).— Опыт работы в платформе «Экзон» будет преимуществом. Условия: Оформление по ТК РФ с первого дня работы; Своевременная выплата заработанной платы (2 раза в месяц); График 5\2 с 9:00 до 18:00 в офисе; Работа в современной системе электронного документооборота (Контур, МосЭдо, WSS); Сильная команда и поддержка коллег.