Офис-менеджер в отдел продаж
Описание
DARS –федеральный застройщик с весомым опытом создания объектов жилого и высокотехнологичного строительства. Компания строит в 7 регионах России, насчитывая свыше 1200 сотрудников. Именно люди – ключевой фактор DARS, позволяющий добиваться лидерства в отрасли. Приглашаем профессионалов своего дела в нашу команду! ВАШИ ЗАДАЧИ: 1. Работа с клиентами и гостями (Фронт-офис) Встреча и навигация: Приветствие клиентов, инвесторов и партнеров, создание комфортной атмосферы. Навигация по офису. Сервис: Предложение напитков (кофе, чай, вода), забота о комфорте клиентов во время ожидания менеджера или оформления сделки. Телефония: Прием и распределение входящих звонков (от коллег, партнеров, клиентов, чьи звонки сорвались), переадресация на дежурных менеджеров по продажам. Запись на встречи: Ведение графика переговорных комнат, бронирование слотов для встреч с VIP-клиентами или ипотечными брокерами. Поддержка офиса: Контроль чистоты и порядка в демонстрационных зонах, наличие актуальных буклетов, планировок и презентационных материалов. 2. Поддержка отдела продаж и документооборот Подготовка документов: Печать, сканирование и копирование большого объема документов (договоры долевого участия (ДДУ), предварительные договоры, счета на оплату, спецификации к квартирам). Работа с CRM: Первичное занесение данных о новых клиентах, помощь в генерации отчетов для РОПа (Руководителя отдела продаж). Заведение заявок в 1С Архивация: Систематизация и хранение оригиналов договоров, броней и актов. Ведение реестра выданных/подписанных документов. Подготовка "пакетов клиента": Формирование красивых папок или welcome-наборов для покупателей, которые подписали договор (брендированная продукция, ключницы, инструкции). Контроль наличия: Актуализация информации на информационных стендах или экранах в офисе (статусы квартир: "свободно", "бронь", "продано" — часто в связке с маркетингом). 3. Административно-хозяйственное обеспечение (АХО) Жизнеобеспечение офиса: Заказ питьевой воды, кофе, чая, продуктов на кухню, канцелярских товаров. Техника: Контроль исправности оргтехники (принтеры, МФУ, плоттеры для печати больших планировок). Своевременный вызов мастеров, заправка картриджей. Логистика и курьеры: Отправка и получение корреспонденции, договоров в банки (для аккредитивов/эскроу), работу с курьерскими службами и почтой. Взаимодействие с подрядчиками: Коммуникация с клининговой компанией, службой эксплуатации БЦ, провайдерами интернета. Финансовая отчетность: Ведение авансовых отчетов (подотчет), оплата счетов за офисные нужды, контроль своевременного пополнения баланса корпоративной мобильной связи менеджеров. 4. Координация и внутренние коммуникации Связующее звено: Взаимодействие со смежными отделами головного офиса (Юридический отдел, Бухгалтерия, Отдел маркетинга, Служба заказчика/Строители). Мероприятия: Помощь в организации корпоративных тренингов для отдела продаж, презентаций новых ЖК, клиентских дней или собраний. Onboarding: Помощь в адаптации новых сотрудников отдела продаж (выдача пропусков, доступов, техники, канцелярии, ознакомление с офисом). НАШИ ОЖИДАНИЯ: Опыт работы на позициях офис-менеджера, администратора, ресепшиста (опыт в сфере недвижимости, автомобильном бизнесе или премиальном ритейле будет большим плюсом). Знание ПО уверенный пользователь ПК (MS Office: Excel, Word), опыт работы в CRM-системах, 1С (базовое понимание). НЕОБХОДИМЫЕ НАВЫКИ: Грамотная устная и письменная речь. Знание основ делового этикета и стандартов клиентского сервиса. Умение работать с большим объемом документации и оргтехникой. Стрессоустойчивость и многозадачность (в пиковые часы в офисе продаж может быть одновременно несколько семей, нотариус и банковский representative). Личные качества: опрятный внешний вид, доброжелательность, хозяйственность, внимательность к деталям (ошибка в одной цифре в ДДУ может стоить компании времени и денег). МЫ ПРЕДЛАГАЕМ: Официальное трудоустройство по ТК РФ. Полностью официальную заработную плату. График работы:2/2 с8.40 до 20:00 в благоустроенном офисе. Комфортные условия и корпоративную среду для роста: -материальная помощь и поддержка от компании в случае непредвиденных ситуаций; -дополнительные льготы на приобретение жилья в проектах Компании; -корпоративные сообщества по интересам (спорт, корпоративная библиотека); -дистанционное обучение, повышение квалификации, участие в профильных конференциях, прокачка знаний, умений и навыков; -программа лояльности для сотрудников (скидки и бонусы от партнёров); -программы признания и кадрового резерва; -увлекательная и открытая корпоративная культура, интересные корпоративные мероприятия. Присоединяйся к нам и стань частью команды, которая создает будущее! При отклике на вакансию просим указать свои материальные ожидания!