Секретарь-делопроизводитель

Описание

Вас приглашает дружный коллектив! Заработная плата вовремя, 2 раза в месяц. Обязанности: Приём, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции (письма, электронные документы, факсы): проверка целостности, сортировка, фиксация в журнале или электронной системе. Учёт и контроль движения документов: отслеживание сроков исполнения, постановка на контроль, напоминание исполнителям, снятие с контроля после исполнения. Оформление исходящей корреспонденции: подготовка писем и справок, проверка реквизитов, согласование текстов, отправка почтой или через электронный документооборот. Ведение номенклатуры дел и формирование дел: распределение документов по папкам согласно утверждённой номенклатуре, подшивка, нумерация листов, составление внутренней описи. Подготовка документов к архивному хранению: экспертиза ценности, оформление дел для передачи в архив, составление описей, актов на уничтожение документов с истёкшими сроками хранения. Организация документооборота руководителя: передача документов на подпись, подготовка проектов резолюций, контроль возврата документов, ведение реестров поручений. Подготовка материалов к совещаниям: сбор справок и отчётов, оформление повестки, рассылка приглашений, ведение протоколов, фиксация поручений и контроль их исполнения. Работа с посетителями и телефонными обращениями: приём звонков, фильтрация запросов, запись на приём, информирование о порядке рассмотрения обращений. Сканирование, копирование и электронное хранение документов: обеспечение создания электронных образов, контроль качества сканирования, привязка к регистрационным карточкам. Использование офисной техники и ПО: работа с принтером, сканером, копиром, факсом; владение текстовыми редакторами, таблицами, электронной почтой, календарями и задачами. оформление приказов по основной деятельности и по личному составу (совместно с кадровиком или самостоятельно, если это входит в функционал); подготовка отчётных форм и справок для вышестоящих органов; ведение журналов инструктажей, учёта пропусков, регистрации участников мероприятий; подготовка и рассылка уведомлений, приглашений, программ для конкурсов и хакатонов (в том числе по техническим направлениям).