Операционный координатор / Специалист по документообороту
Описание
Кто мы? Profi.Travel — международная медиакомпания с более чем 25-летней историей, один из лидеров туристического B2B-рынка России и СНГ. Наши клиенты — крупнейшие туроператоры, авиакомпании, международные гостиничные сети и национальные офисы по туризму разных стран. У нас профессиональная, дружелюбная команда, минимум бюрократии и современный подход к работе. Мы активно внедряем цифровые инструменты и автоматизируем процессы. Что мы делаем? - Реализуем комплексные digital-кампании для продвижения туристических направлений и продуктов. - Организуем масштабные онлайн-выставки, такие как «ЗНАЙ НАШЕ» (выставка получила премию Президента РФ в области туризма) и Online Travel Mart. - Проводим Обучающие онлайн-проекты и онлайн-мероприятия для туристического рынка Кого мы ищем? Мы ищем человека, который возьмёт на себя организационную работу компании и поможет нашей команде работать эффективно. Это не совсем классическая вакансия специалиста по документообороту или офис-менеджера. Скорее, сочетание операционного координатора, администратора бизнес-процессов и помощника руководителя. Работа разнообразная: от договоров и счетов до организации командировок, контроля внутренних процессов и освоения новых цифровых инструментов. Требования: - Организованный и самостоятельный человек. Любишь порядок, умеешь планировать работу, следить за сроками и доводить дела до конца. - Внимателен к деталям. Документы, цифры, реквизиты и сроки требуют аккуратности. - Уверенно работаешь с компьютером. Таблицы, онлайн-сервисы и новые программы не вызывают затруднений. - Быстро учишься. Готов осваивать новые инструменты и технологии. - Любишь разнообразие задач. Тебе комфортно переключаться между документами, организационными вопросами и цифровыми системами. - Грамотно и доброжелательно общаешься с коллегами и партнёрами. Опыт работы с документооборотом обязателен. Знание 1С, ЭДО, ОРД, кадрового делопроизводства и госзакупок будет преимуществом. Обязанности: Документы и финансы - Выставлять счета, готовить договоры, акты и другие документы для клиентов; - Работать с 1С и ЭДО: заносить заявки, закрывать оказанные услуги, контролировать оплаты; - Вести внутренний документооборот, архив, реестры и управленческие таблицы; - Взаимодействовать с бухгалтерией, клиентами и поставщиками по вопросам документов и платежей. Организация работы компании - Помогать с оформлением сотрудников, подготовкой внутренних документов, приказов и регламентов; - Организовывать встречи, планёрки и командировки сотрудников; - Следить за своевременной оплатой и продлением рабочих сервисов, телефонии, интернета, серверов, доменов и подписок; - Координировать административные вопросы и взаимодействие с подрядчиками; - Работать с общей почтой компании, распределять обращения и корреспонденцию. Цифровые инструменты и специальные задачи - Работать с системами маркировки интернет-рекламы (ОРД): ежедневно вносить данные, контролировать корректность информации и отчётность; - Поддерживать актуальность данных во внутренних системах и трекерах; - Помогать руководству внедрять новые инструменты, автоматизировать и стандартизировать процессы; - Участвовать в подготовке ТЗ, документации и отчётности по государственным закупкам (44-ФЗ и 223-ФЗ). Условия работы: - доход от 60 000–70 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и компетенций; - зарплата выплачивается 2 раза в месяц; - удаленный формат работы (вы приезжаете в офис только когда вам необходимо, остальное время работаете из дома; можно на длительное время уезжать в другие города или страны, предварительно согласовав это с руководством.); - официальное трудоустройство; - молодой и современный коллектив, компания которая использует современные технологии и инструменты для работы; - работа в непосредственном подчинении генеральному директору и участвовать в организации работы всей компании; - удобный рабочий график с 10:00 до 19:00 ч. (Екб); Давай знакомиться! Нам нужен не просто исполнитель, работающий по инструкции, а человек, которому действительно нравится организовывать процессы, поддерживать порядок и делать так, чтобы вся команда могла спокойно заниматься своей работой. Если тебе близок такой подход — будем рады познакомиться!