Администратор - делопроизводитель

Описание

АНО «Белая трость» ищет внимательного, собранного и ответственного администратора‑делопроизводителя. Организация основана людьми с инвалидностью по зрению и уже более 10 лет создает проекты, меняющие представление о возможностях, сотрудничестве и человеческом потенциалеОбязанностиДелопроизводство:Принимать и регистрировать входящие и исходящие документы, вести электронный и/или бумажный реестр документов;Контролировать полноту комплекта документов и приложений к ним;Готовить документы по шаблонам и черновикам от руководителей, передавать на редактуру, согласование и подпись, отслеживать сроки и маршрут движения;Отправлять подписанные документы адресатам (почта, курьерские службы, электронная почта), при необходимости контролировать возврат оригиналов;Архивирование, систематизация и актуализация документов(электронный и бумажный архив);Поддерживать порядок в сетевых папках и настраивать уровни доступа, еженедельно готовить сводку по документам в работе и просрокам.Административно‑хозяйственный контур:Ежедневно присутствовать в офисе в течение рабочего дня;Работать с входящей корреспонденцией и курьерскими службами, принимать посетителей обеспечивая комфортное приветствие и первичную коммуникацию;Поддержание рабочего состояния офиса (контроль исправности оборудования, чистоты, порядка);Заказывать и контролировать наличие канцтоваров и расходных материалов, решать базовые хозяйственные вопросы (заявки на ремонт, взаимодействие с обслуживающими организациями)Организовывать отправку и получение документов (Почта России, курьерские службы, ПЭК и др.);Подготовка офиса к встречам и совещаниям (наличие напитков, канцелярии, чистота помещения);Выполнять небольшие организационные поручения, связанные с работой офиса.Что важно для нас:Внимательность, аккуратность и ответственность;Грамотная устная и письменная речь.Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel), электронной почтой, облачными хранилищами (Google Диск, Яндекс Диск или аналоги);Умение вести реестры, таблицы и систематизировать информацию;Дисциплина в соблюдении и контроле сроков выполнения задач;Внимание к реквизитам, версиям документов, датам и фамилиям;Спокойный, деловой и конструктивный стиль коммуникации с коллегами и внешними контрагентами;Готовность к ежедневной работе в офисе (удалённый формат не предусмотрен);Строгое соблюдение конфиденциальности внутренней документации;Способность самостоятельно доводить понятную задачу до конечного результата без постоянного контроля.Будет плюсом:Опыт работы делопроизводителем, секретарём, офис‑менеджером или администратором от 1 года;Опыт взаимодействия с бухгалтерскими и/или юридическими документами;Готовность осваивать и применять современные ИИ‑инструменты в работе.Условия и преимущества:График 5/2, рабочий день с 10:00 до 17:45 (перерыв на обед 45 минут, время согласовывается отдельно);Испытательный срок: 35 000 рублей в месяц до вычета НДФЛ;После испытательного срока: 50 000 рублей в месяц до вычета НДФЛ;Премия: обсуждается индивидуально;Оформление по ТК РФ, стабильная заработная плата, оплачиваемые отпуска, больничные;Работа в выходные: по необходимости, обсуждается заранее;Работа в спокойном офисе;Реальный вклад в социально значимые проекты, которые меняют жизни людей.О компании АНО «Белая трость» — это команда, где инклюзия и развитие каждого сотрудника не просто слова. Мы реализуем уникальные проекты в России и за рубежом, поддерживаем смелость мысли, творчество и индивидуальный подход. У нас ценят инициативу, открытость и стремление делать мир лучше. Присоединяйся — вместе мы создаём пространство, где раскрываются экстрабилити каждого!