Помощник ректора с функцией протокола

Описание

Обязанности: Протокольное сопровождение мероприятий с участием ректора. Готовить и согласовывать программы визитов, встреч, приёмов, совещаний: порядок выступлений, рассадку, регламент, тайминг, символику, церемониал. Ведение и оформление протоколов заседаний/совещаний. Фиксировать повестку, выступления, решения, поручения, ответственных и сроки. Контроль исполнения протокольных поручений. Вести реестр поручений из протоколов, напоминать исполнителям, собирать отчёты о выполнении, докладывать руководству о статусе. Координация с другими подразделениями при подготовке мероприятий. Согласовывать с хозяйственными и административными службами вопросы помещения, техники, навигации, пропусков, безопасности, сувенирной продукции, фото- и видеофиксации. Работа с внешними делегациями и гостями. Участвовать в подготовке программ для официальных делегаций, списков участников, памяток, переводов материалов, контролировать соблюдение протокольных норм при приёме гостей. Готовить тексты для выступлений ректора (приветственные слова, доклады, обращения) либо участвовать в их согласовании вместе с аппаратом ректора. Оперативно снимать мероприятия с участием ректора. Присутствовать на ключевых событиях (совещания, награждения, подписания, визиты делегаций, открытия), фиксировать хронику: от общего плана до крупных планов лиц и деталей (рукопожатия, вручение наград, документы). Взаимодействовать с пресс-службой. Передавать фото в установленные сроки, согласовывать ключевые кадры с пресс-секретарём, помогать с подписями (кто изображён, что происходит, дата, место). Обеспечивать присутствие ректора на ключевых темах. Оперативно реагировать на важные инфоповоды Взаимодействовать с аудиторией. Отвечать на комментарии и сообщения в рамках утверждённых правил Координировать съёмки и прямые эфиры. Согласовывать время и место, ставить ТЗ фотографу/видеооператору, готовить вопросы для интервью, собирать обратную связь после. Требования: Подтвержденный опыт от 1 года в организации протокола первого лица. Пунктуальность Умение работать с Битрикс-24, оргтехникой и соцсетями Условия: График: 5/2 с 9:00 до 18:00 (в пятницу до 17:00) Отпуск: 28 календарных дней (в летний период) На территории есть столовая (комплексный обед 370 руб.) Возможность бесплатно заниматься спортом на территории академии Карьерный рост через 1 год работы