Офис-менеджер / Администратор офиса (ресепшен + АХД)

Описание

Мы - стабильно развивающаяся компания, в связи с открытием нового офиса ищем «хозяина» офиса ~930 м², который обеспечит уют, порядок и бесперебойную работу административно-хозяйственных процессов. Вам нравится, когда в офисе царит порядок, уют и всё работает как часы? Любите помогать людям и умеете быстро решать организационные вопросы? Тогда эта вакансия для вас! Что в зоне ответственностиЗадач много, но они делятся на две категории:— кураторские — запустить процесс, контролировать подрядчиков, принимать результат;— операционные — ежедневные задачи, где важны внимательность и многозадачность.По объёмным проектам всегда есть консультационная поддержка коллег. Ваши задачи: Встреча и приём гостей, организация гостеприимства (чай/кофе), оформление пропусков в соответствии с требованиями службы безопасности Подготовка переговорных комнат, поддержание эстетики и порядка в общих зонах Обеспечение рабочего пространства: организация рабочих мест новым сотрудникам, закупка расходных материалов, воды, снеков, мебели, посуды и т.д Административно-хозяйственная поддержка: контроль клининга, организация мелкого ремонта, взаимодействие с подрядчиками по инженерным системам Тревел-поддержка и отправка корреспонденции: отправка писем Почтой России, организация доставок СДЭК/Яндекс, заказ такси, бронирование билетов и гостиниц для командировок Работа с документами: сбор коммерческих предложений, оформление договоров с поставщиками, контроль первичной документации по своим контрагентам и делопроизводство административно-хозяйственных документов компании (регистрация, движение, архивирование), учёт ТМЦ, подготовка писем, доверенностей, приказов в рамках своих компетенций Помощь сотрудникам по общим вопросам и в организации корпоративных событий Наши ожидания: Опыт работы офис-менеджером, администратором офиса или в аналогичной роли от 1 года Базовые знания делопроизводства и учёта ТМЦ (или готовность обучиться): договоры, закрывающие документы, учёт ТМЦ, деловая переписка Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, оргтехникой Умение работать с большим объёмом разнородных задач, быстро переключаться, расставлять приоритеты Умение искать и структурировать информацию, формулировать задачи и технические задания подрядчикам (клининг, ремонт, закупки) Опыт взаимодействия с подрядчиками (клининг, ремонт, инженерные системы) или готовность освоить Самостоятельность и проактивность: замечаете, что нужно сделать, и делаете Готовность отвечать за жизнеобеспечение офиса и регулярное улучшение его работы Навыки делового общения и грамотная устная/письменная речь Условия и преимущества: График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00 Оформление по ТК РФ, официальная заработная плата, выплаты 2 раза в месяц Конкурентная заработная плата: обсуждается на собеседовании, зависит от вашего опыта и готовности самостоятельно закрывать все перечисленные задачи ДМС, компенсация фитнеса и обучения по профилю должности Наставничество на этапе передачи дел Возможность развития в сторону руководителя АХО Офис в 15 мин от м. Славянский бульвар или Давыдково