Офис-менеджер

Описание

В российской ИТ-компании «Логвинов Консалтинг Сервис» открыта вакансия офис-менеджера в небольшой спокойный офис. Наша компания занимается разработкой специализированных программных решений для предприятий оборонно-промышленного комплекса. У нас небольшой коллектив и спокойная рабочая атмосфера. В офисе нет постоянного потока посетителей и высокой нагрузки на ресепшен: большую часть времени в офисе работают сотрудники компании. Основная задача офис-менеджера – сделать так, чтобы ежедневные организационные вопросы решались вовремя и без лишней суеты: в офисе было всё необходимое, переговорная была готова к встрече, отправления переданы или получены, а поручения руководителя не терялись и доводились до результата. Нам подойдёт человек, которому комфортно работать в спокойной обстановке, который любит порядок, внимательно относится к деталям и умеет самостоятельно организовать свою работу. Для нас важно, чтобы текущие организационные задачи не терялись и доводились до результата без постоянных напоминаний. Обязанности: обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль наличия и своевременный заказ воды, канцелярских, хозяйственных и других необходимых для работы офиса принадлежностей и расходных материалов; поддержание порядка и комфортных условий в офисе: контроль качества основной уборки, поддержание повседневного порядка в небольшой офисной кухне, переговорных и общих зонах, в том числе порядка с посудой, взаимодействие с клининговой и другими обслуживающими службами по возникающим вопросам; встреча посетителей и гостей компании: встреча гостей, информирование принимающего работника об их прибытии, заказ пропусков; работа с корреспонденцией и курьерскими службами: получение и передача почтовых и курьерских отправлений соответствующим работникам, подготовка отправлений, вызов и координация курьеров. Ведение делопроизводства, регистрация документов и ведение реестров в обязанности не входят; помощь руководителю в подготовке и проведении встреч: подготовка переговорной, необходимых материалов, воды и иных напитков для участников, встреча и сопровождение гостей; при необходимости – техническая помощь руководителю в подготовке документов: печать, копирование, сканирование, формирование комплектов документов, раскладка материалов в необходимом порядке; помощь в организации служебных поездок и командировок руководителя (в случае необходимости); взаимодействие по вопросам пропускного режима: оформление необходимых заявок на пропуска для посетителей и решение текущих организационных вопросов, связанных с доступом в офис; контроль исправности офисной техники и оборудования: передача информации о неисправностях, взаимодействие с технической поддержкой и сервисными организациями, контроль наличия необходимых расходных материалов; организационная помощь по текущим офисным вопросам: передача сотрудникам организационной информации и решение бытовых и административных вопросов, связанных с работой офиса; выполнение текущих организационных поручений руководителя, относящихся к функционалу офис-менеджера. Что для нас важно: опыт работы офис-менеджером, секретарём, администратором офиса или на аналогичной позиции от 1 года; высшее/неоконченное высшее образование; уверенное владение компьютером и офисной техникой; грамотная устная и письменная речь; умение самостоятельно организовать свою работу, не терять небольшие текущие задачи и доводить их до результата, внимательность к деталям; умение расставлять приоритеты, если одновременно возникает несколько организационных вопросов; нормальная деловая коммуникация: спокойно уточнить необходимую информацию, предупредить о проблеме и своевременно сообщить о результате; готовность самостоятельно разобраться в простой рабочей ситуации и понимать, когда действительно необходимо обратиться к руководителю за уточнением. Условия: официальное оформление в соответствии с ТК РФ; полная занятость; график работы 5/2, с 09:00 до 18:00 (обеденный перерыв - 1 час); работа в офисе; в офисе принят аккуратный деловой стиль одежды; заработная плата – 92 000 ₽ до вычета налогов, выплаты два раза в месяц; испытательный срок – 3 месяца; ДМС после окончания испытательного срока; офис: Москва, ул. Можайский Вал, 8; ближайшие станции метро – Киевская и Студенческая; небольшой коллектив, спокойная рабочая обстановка; оборудованная кухня.