Ведущий специалист по сопровождению электронного документооборота
Описание
Обязанности: Курирование рабочего процесса структурного подразделения (формирование бюджета, ведение табеля, контроль и перераспределение функционала в рамках должностных инструкций и положения о СП). Контроль и обеспечение своевременной подготовки и организации почтовых, курьерских и нарочных отправлений документации компании (НСАД, НСХ). Контроль оказываемых услуг в рамках договоров с поставщиком курьерских услуг, договора на отправку почтовой корреспонденции с АО «Почта России» (НСАД, НСХ). Контроль по организации служебных командировок сотрудников. Организация процесса архивного хранения в организации (разработка ЛНА по архивному хранению, контроль передачи документов на архивное хранение, разработка сводной Номенклатуры дел, организация архивного хранения (НСАД, НСХ). Актуализация и разработка ЛНА в рамках процесса по документообороту (НСАД, НСХ). Осуществление нормоконтроля документов делопроизводства. Составление служебных писем и организационно-распорядительных документов (НСАД, НСХ). Автоматизация бизнес-процессов документооборота (методологическое обеспечение КСЭД, написание технических заданий для службы ИТ, настройка регламентов и видов документов модулей «Делопроизводство» и «Договоры» КСЭД Directum RX, разработка инструкций для пользователей, обучение пользователей). Оптимизация процесса документооборота компании (НСАД, НСХ). Дополнительно по холдингу: Административная поддержка Генерального директора (на период его присутствия в г. Пермь). Встреча/прием посетителей. Обеспечение бесперебойной работы ГД (контроль ИТ службы по работоспособности оборудования в переговорной, контроль присутствия участников совещания, назначение встреч и совещаний по запросу ГД). Документальное оформление расходов, связанных с деятельностью НСХ. Формирование заявок на оплату в 1 С УПП НСХ (расходы Приемной и по запросу бухгалтерии и ответственных по договору). Контроль получения закрывающих документов для бухгалтерии НСХ. Размещение на согласование договорных документов, отправка результатов согласования ответственному по договору. Требования: Образование высшее. Опыт работы в сфере делопроизводства не менее 3 лет. Опыт на руководящей должности будет преимуществом. Знание правил ведения делопроизводства. Опыт работы по автоматизации и сопровождению КСЭД Directum RX. Условия: Официальное трудоустройство. Рабочее место приемная Генерального директора. Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц. 5-ти дневная рабочая неделя. ДМС. 13-я заработная плата. Премия к Дню нефтяника.