Документовед (специалист/делопроизводитель/офис-менеджер)

Описание

Обязанности: Документооборот и делопроизводство: Прием, первичная обработка, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции. Прием, проверка комплектности, первичная обработка и систематизация личных документов. Систематизация кадровых документов, поддержание порядка в архиве. Работа в системах электронного документооборота (1С, Битрикс24 и др.). Работа с таблицами в MS Excel. Разработка методологии делопроизводства: составление номенклатуры дел, инструкций и регламентов. Подготовка документов для рассмотрения руководством, своевременная передача исполнителям и контроль сроков исполнения. Регистрация внутренних приказов компании, своевременное ознакомление сотрудников с приказами под личную подпись. Взаимодействие с курьерскими службами и почтовыми отделениями, контроль доставки корреспонденции. Жизнеобеспечение и администрирование офиса: Встреча гостей и партнеров компании. Ежедневный контроль порядка, чистоты и уюта в офисе, кухонной зоне (зоне приема пищи) и переговорных комнатах. Взаимодействие с клининговой службой: постановка задач, контроль качества и своевременности проведения уборок. Контроль технического состояния офиса: координация мелкого ремонта, взаимодействие с техническими специалистами. Мониторинг остатков и организация закупок товаров для жизнедеятельности офиса (чай, кофе, сахар, питьевая вода, бытовая химия и хозяйственные товары). Бюджетирование: контроль и планирование расходов на офисные нужды, сбор и своевременная отчетность по чекам. Организация и подготовка рабочего места для новых сотрудников (координация готовности техники, канцелярии, доступов). Участие в организации корпоративных событий и мероприятий: взаимодействие с кейтерингом, ведущими, артистами и техническим персоналом. Требования: Знание основ архивного дела, правил регистрации и систематизации документов. Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook). Грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки. Высокий уровень ответственности, аккуратность при работе с документами, доброжелательность и развитые организаторские навыки. Условия: Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня работы. Комфортная работа в офисе, полностью оборудованное современное рабочее место. Стабильный график работы: 5/2 (8-часовой рабочий день с 8.00 до 17.00).