Офис-менеджер

Описание

Обязанности: — Прием и диспетчеризация входящих звонков, внесение информации в корпоративную базу CRM; — Заказ билетов, гостиниц, такси для сотрудников и партнеров, контроль документооборота по данным заказам; — Ведение базы CRM по сотрудникам; — Документооборот, отправка и получение почты ; — Заказ и контроль расходования канцтоваров,бытовой химии; — Работа с документами и оргтехникой; — Ведение отчетности в принятом формате, своевременное предоставление отчетов, документов; — Ведение деловой переписки; — Участие в организации выставок, др. мероприятиях; — Актуализация списка номеров телефонов и адресов эл. почты сотрудников, оформление и рассылка телефонного листа; — Оформляет доверенности на сотрудников на право пользования служебным автотранспортом, оформляет Журнал учета использования служебного автотранспорта, сверка данных в маршрутных листах и в CRM; — Заказывает и аннулирование SIM-карты для сотрудников, услуги роуминга по поручению сотрудников, ведет учет расходов на мобильную связь по всей компании, учитывает выдачу SIM-карт сотрудникам; — Делопроизводство компании, ведение архива документов; — Оформление всех видов деклараций на оборудование, разрешительной документации; —Приготовление кофе/чая для руководства и для гостей в переговорной комнате, уборка посуды в кабинете руководителя и в комнате для переговоров, бронирование переговорных комнат; — Отслеживание наличия денежных средств на топливных картах и формирование отчетов по транзакциям; Проверка авансовых отчетов перед подачей гл.бухгалтеру; Формирование отчетов/писем и их отправка в различные инстанции (областные Министерства и ведомства); —Оформление полисов ОСАГО,КАСКО; —Оформление приказов; —Подготовка данных для передачи в государственные органы (СФР,Ростат); —Отслеживание сроков оплат и поставок по действующим договорам; —Заключение договоров с поставщиками услуг; —Обучение работников и проведение инструктажей; —Ведение журналов; —Сбор счетов для проектов; —Запрос авктов0сверок с контрагентами; — Выполняет поручения Руководства Необходимые компетенции: — Стремление работать на командный результат; — Умение находить и реализовывать не стандартные эффективные решения, креативность; — Умение легко налаживать отношения с коллегами, клиентами, выявлять и удовлетворять потребности; — Умение создать позитивный настрой в работе, огромное желание работать и развиваться; — Умение ясно и четко формулировать мысли, аргументировать свою точку зрения; — Способность принимать согласованные решения в сложных ситуациях, анализировать последствия, нести за них ответственность; — Умение эффективно организовать деятельность и время как свое, так и коллег, выделять приоритеты; — Способность анализировать деятельность как свою, так и офиса, совершенствовать технологии работы. Требования: — Высшее образование, как преимущество знание немецкого / английского языка, — Навыки продвинутой работы ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint); —Грамотная речь, желание общаться с людьми, достигать поставленных согласованных целей, — Отличная память, внимание, аккуратность, умение работать в ситуации многозадачности, стрессовых ситуациях, знание делового этикета, высокая работоспособность Условия: ​​​​​— Официальное оформление по ТК РФ, стабильная «белая» заработная плата; — Возможность профессионального роста; — Рабочий день (пн-пт, с 9:00 до 18:00); — Испытательный срок 3 месяца. — Офис: Саратов, Буровая улица, 22