Помощник руководителя /офис-менеджер

Описание

Кто нам нужен Коллега, который сумеет держать в голове сразу несколько вещей — и при этом не терять улыбку. Вы будете щитом для руководителя: закрывать его от лишней суеты и рутины, чтобы он тратил время на стратегию, а не на детали. И одновременно — пульсом офиса: чтобы всё работало, от кофемашины до корпоратива. О нас Мы — компания с многолетним опытом работы. В команде много коллег, которые с нами не первый год: они знают, как всё устроено, и умеют делать стабильно. Процессы уже работают, но мы не любим застывать: если видите, как сделать удобнее — расскажите. Что будете делать: Быть опорой для руководителя. Вести календарь, планировать встречи, готовить презентации, фиксировать договорённости, напоминать о важном (и о неважном тоже — иначе оно превращается в срочное). Оказывать Travel и визовую поддержку руководителя и его семьи. Ваша задача — снять с руководителя всё, что можно делегировать, чтобы он фокусировался на стратегии. Организовывать комфортное рабочее окружение руководителя. Учитывать его предпочтения в питании: вовремя позаботиться о перекусах, подать чай или кофе в нужный момент, заказать обед с учётом его пожеланий. Это не про «покормить», а про то, чтобы у руководителя не отвлекали бытовые мелочи. Координировать работу водителя руководителя. Контролировать график подачи машины, согласовывать маршруты, отслеживать своевременность выездов и оперативно решать возникающие вопросы — чтобы логистика была предсказуемой и без сбоев. Управлять офисной жизнью. Следить за канцтоварами и расходниками, контролировать клининг, решать бытовые вопросы до того, как они станут проблемой. Если заканчивается бумага или ломается кофемашина — вы об этом узнаете первыми и всё исправите. Обеспечивать офис расходниками для кухни и зоны гостеприимства. Своевременно заказывать воду, чай, кофе, сахар и другие базовые позиции — чтобы в офисе всегда было чем угостить гостя и чем взбодриться самому. Контролировать остатки и сроки, выстраивать удобную систему учёта, чтобы закупки были регулярными, а не «авралами». Создавать хорошее первое впечатление. Встречать гостей и партнёров, сопровождать их, обеспечивать сервис на уровне, который запоминается. Вы — лицо компании в первые минуты знакомства. Организовывать события без стресса. Помогать с корпоративами и внутренними мероприятиями: согласовывать площадки, тайминги, детали. Чтобы всё прошло ровно, а команда потом говорила: «Как классно всё было организовано!» Кого мы ищем Опыт работы помощником руководителя или офис‑менеджером от 3 лет. Уверенное владение Word, Excel, PowerPoint. Грамотная устная и письменная речь: вы будете много писать общаться и каждое слово должно быть точным. Проактивность и внимание к деталям: не ждать, пока что‑то сломается, а замечать и организовывать ремонт заранее. Многозадачность и стрессоустойчивость: умеете расставлять приоритеты и держать фокус, когда падает несколько срочных запросов одновременно. Что предлагаем Офис в районе метро Октябрьская; Формат офиса - кабинеты, не open space; Оформление по ТК; Пятидневная рабочая неделя. График работы 10.30 - 19.30 Уважаемые кандидаты! Указывайте свои зарплатные ожидания в сопроводительном письме, экономьте наше с вами время!