Офис-менеджер

Описание

Группа компаний «Белорусский фирменный» — это растущий холдинг с федеральным масштабом. Мы работаем в нескольких направлениях: Ритейл: федеральная сеть продуктовых магазинов «Белорусский фирменный» в формате «у дома» с продукцией напрямую от ведущих производителей Беларуси. Сейчас более 40 торговых точек. Ресторанный бизнес: 2 ресторана в Южно-Сахалинске Гостеприимство: SPA-отель премиум-уровня на Кунашира (Курильские острова) Пищевое производство: собственная марка «Белый стол». Мы представлены в Омске, на Сахалине, в Якутии и продолжаем активно расширять географию. Сейчас мы приглашаем офис-менеджера для сопровождения совета директоров и работы офиса. Обязанности: 1. Административная поддержка руководителей: Ведение календарей руководителей (рабочие и личные встречи), формирование общего календаря, разработка приоритетности событий. Выполнение личных поручений руководителя. Организация приёма гостей (внешние посетители, кандидаты, бизнес-встречи с подрядчиками), включая приглашение других сотрудников при необходимости. 2. Документооборот и делопроизводство: Ведение внутреннего и электронного документооборота: регистрация, архив, отправка. Оформление приказов, распоряжений и других документов по всем направлениям деятельности. Оформление и отправка почтовой корреспонденции, СДЭК, курьерские службы. 3. Организация процессов и мероприятий: Онбординг новых сотрудников: подготовка рабочего места, экскурсии по офису. Организация командировок (билеты, отели, трансфер). Организация дегустаций и помощь в организации корпоративных мероприятий. 4. Офисная жизнедеятельность: Закупка офисных расходников и административных услуг. Поддержание визуального порядка в офисе, взаимодействие с клининговой службой. Внутренние административные рассылки, публикация контента во внутренних чатах. 5. Финансово-учётные и отчётные функции: Заполнение заявок для техника, сведение сумм, заведение счетов и чеков на оплату в Битрикс24. Отчётность по банковским картам, контроль баланса и обязательных платежей. Участие в процессе согласования счетов. Требования: Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером или ассистентом руководителя от 2 лет. Уверенное владение 1С ЗУП, Битрикс24 (Б24), MS Office, оргтехникой. Знание основ документооборота и делопроизводства. Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь. Умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты, стрессоустойчивость. Высокая степень ответственности, внимательность, инициативность. Опыт организации командировок будет преимуществом. Условия: Оформление по ТК РФ. Офис в районе КЦ "Галактика" Скидка на ассортимент компании Участие в дегустациях Система премирования Оплата переработок, если они случаются