Офис-менеджер

Описание

Чем предстоит заниматься Управление офисом и взаимодействие с бизнес-центром: быть основным контактным лицом по вопросам функционирования офиса; взаимодействовать с управляющей компанией, администрацией бизнес-центра и подрядчиками; контролировать технические и организационные вопросы, связанные с работой офиса; обеспечивать сотрудников всем необходимым для комфортной и эффективной работы в офисе; организовывать закупку расходных материалов, канцелярских и хозяйственных товаров; контролировать состояние офисного пространства и своевременно инициировать необходимые действия. Поддержка внутренних процессов: организовывать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, осуществлять почтовые отправления, в т.ч. вести работу с почтой России; вести документооборот и хранение внутренних документов фонда; работать с курьерскими службами, заказывать корпоративное такси и доставки; оформлять заявки на создание и аннулирование учётных записей сотрудников; организовывать оформление пропусков и доступов; вести учёт, хранение и выдачу орг. техники сотрудникам; вести учёт застрахованных сотрудников ДМС. Поддержка команды: организовывать командировки сотрудников, включая бронирование билетов и гостиниц; помогать коллегам при подготовке встреч, совещаний и переговоров; помогать сотрудникам в решении административных и организационных вопросов; помогать в подготовке внутренних мероприятий фонда. Поддержка операционной деятельности фонда: работать с заявками на подготовку справок для налоговых вычетов благотворителей; работать с платёжными терминалами; вести учёт, приём, хранение и выдачу материальных ценностей; организовывать работу с мерчем фонда на мероприятиях. Мы ожидаем опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, координатором офиса или на аналогичной позиции от 2 лет; опыт взаимодействия с подрядчиками, поставщиками услуг и управляющими компаниями; развитые организационные навыки и способность самостоятельно вести несколько процессов одновременно; высокий уровень ответственности и внимательности; уверенное владение офисными программами и цифровыми сервисами; готовность работать в динамичной среде и быстро переключаться между задачами. Будет преимуществом опыт работы в некоммерческом секторе или благотворительных организациях; опыт организации документооборота; опыт учёта материальных ценностей и работы с первичной документацией; опыт организации мероприятий и командировок. Мы предлагаем Полную занятость и оформление по ТК РФ. График работы: 5/2. Испытательный срок: 3 месяца. ДМС после испытательного срока. Современный и комфортный офис с отличным видом в 2 мин. пешком от м. «Верхние Лихоборы». Классную команду и возможность самореализации. Мы ищем офис-менеджера, который возьмёт на себя управление административными и офисными процессами фонда. Это роль для человека, который умеет поддерживать рабочую инфраструктуру, выстраивать взаимодействие с подрядчиками и бизнес-центром, контролировать множество процессов одновременно и обеспечивать высокий уровень внутреннего сервиса для команды.