Администратор офиса

Описание

Ассоциация предприятий индустрии детских товаров приглашает в команду администратора офиса. У нас небольшая команда — до 25 человек. Основная задача администратора — обеспечивать повседневную работу офиса: необходимые товары и услуги, готовность рабочих мест и переговорных, учёт офисного имущества, взаимодействие со службами арендодателя и подрядчиками, приём посетителей и организационно-техническое обеспечение совещаний. Значительная часть технического обслуживания и эксплуатации помещений выполняется службами арендодателя. Поэтому нам нужен не технический специалист по эксплуатации, а самостоятельный и хозяйственный администратор, который видит текущую потребность, организует её решение и контролирует результат. Ассоциация реализует отраслевые проекты с участием органов государственной власти, ведущих предприятий, экспертных и общественных организаций. Для нас важны порядок, внимательное отношение к сотрудникам и посетителям, аккуратность и умение доводить текущие задачи до результата. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ 1. Административно-хозяйственное обеспечение офиса обеспечивать повседневную готовность офиса к работе сотрудников и приёму посетителей; следить за состоянием рабочих мест, переговорных и офисных помещений; организовывать оснащение рабочих мест сотрудников; обеспечивать офис канцелярскими, хозяйственными и другими необходимыми расходными материалами; обеспечивать наличие чая, кофе, питьевой воды, сахара и других согласованных продуктов и расходных материалов для сотрудников и посетителей; контролировать необходимые запасы и своевременно организовывать их пополнение; взаимодействовать со службами арендодателя и управляющей организации по вопросам эксплуатации помещений, ремонта и технического обслуживания; направлять заявки на устранение неисправностей и контролировать их исполнение; при необходимости организовывать работу согласованных сервисных организаций и подрядчиков; организовывать курьерские и иные необходимые хозяйственные услуги. 2. Имущество, техника и склад вести установленный в Ассоциации журнал учёта материальных ценностей; учитывать офисную технику, оборудование, иное имущество и материальные ценности, находящиеся на складе; оформлять выдачу и возврат техники и иного имущества сотрудникам; контролировать фактическое наличие и местонахождение имущества; обеспечивать порядок хранения материальных ценностей на складе; участвовать в инвентаризации имущества; совместно с бухгалтером, техническими и другими ответственными специалистами участвовать в подготовке имущества к списанию и дальнейшем организационном сопровождении списанного имущества. 3. Закупка товаров и услуг для офиса собирать текущие потребности офиса в товарах, работах и услугах; при необходимости искать поставщиков и подрядчиков; запрашивать и сопоставлять коммерческие предложения; готовить информацию для согласования выбора поставщика или варианта закупки; формулировать требования к необходимым товарам, работам и услугам; готовить заявки и простые технические описания; после согласования оформлять заказы и организовывать их исполнение; взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками по вопросам исполнения согласованных заказов; контролировать сроки поставки, комплектность товаров и фактическое выполнение заказанных услуг; получать от поставщиков счета, акты, накладные и другие документы и передавать их ответственным сотрудникам; организовывать сервисное обслуживание и ремонт офисного оборудования через соответствующие службы или согласованных подрядчиков. 4. Организационное обеспечение работы офиса принимать и распределять общие телефонные звонки и обращения; оформлять пропуска для посетителей и транспортных средств; встречать посетителей; обеспечивать организационно-техническое сопровождение совещаний, встреч и переговоров, в том числе дистанционных; обеспечивать готовность переговорных помещений, оборудования и необходимых материалов; обеспечивать техническую готовность оборудования для видеоконференций; обеспечивать наличие и подачу воды, чая, кофе и других предусмотренных форматом встречи напитков; заказывать согласованные товары и услуги, необходимые для проведения встреч; взаимодействовать с сотрудниками Ассоциации по организационным вопросам проведения встреч; по согласованным заявкам организовывать служебные поездки работников: приобретение билетов, бронирование гостиниц, организацию трансферов; обеспечивать административно-хозяйственную и организационно-техническую часть отдельных деловых мероприятий Ассоциации. Администратор офиса не является помощником президента Ассоциации. Бухгалтерские, юридические, кадровые и делопроизводственные функции выполняются профильными специалистами. МЫ ОЖИДАЕМ опыт работы администратором офиса, офис-менеджером, специалистом АХО или на сопоставимой позиции от 3 лет; практический опыт самостоятельного ведения административно-хозяйственных вопросов офиса; опыт работы с офисным имуществом, техникой или материальными ценностями; умение организовать выдачу, возврат и фактический учёт офисного имущества; опыт взаимодействия со службами арендодателя, сервисными организациями, поставщиками и подрядчиками; умение искать поставщиков, запрашивать и сопоставлять коммерческие предложения; умение понятно формулировать требования к необходимым товарам, работам и услугам; грамотную устную и письменную речь; навыки деловой переписки и общения с поставщиками, сотрудниками и посетителями; уверенное владение офисными программами, электронными таблицами и современными интернет-сервисами; самостоятельность, организованность, ответственность и внимание к деталям. Для этой позиции особенно важны хозяйственность, доброжелательность, разумная инициативность и привычка доводить начатое до результата. МЫ ПРЕДЛАГАЕМ работу в Ассоциации предприятий индустрии детских товаров — отраслевой организации, реализующей проекты с участием органов государственной власти и ведущих предприятий индустрии; оформление по ТК РФ с первого рабочего дня; официальную заработную плату — 115 000 рублей до удержания НДФЛ; итоговые условия обсуждаются с успешным кандидатом по результатам собеседования; график работы 5/2: с понедельника по четверг с 10:00 до 19:00, в пятницу — до 17:00; работу в офисе, удалённый формат для данной позиции не предусмотрен; офис в Москве, Ленинский проспект; небольшую команду — до 25 человек; самостоятельный и понятный участок ответственности.