Специалист по документообороту

Описание

Обязанности: Ведение и систематизация документации подразделения. Подготовка проектов приказов, служебных записок и отчетов по оказанным услугам. Сопровождение документов в системе электронного документооборота, направление на согласование, отслеживание статусов, сбор подписей. Ознакомление сотрудников с приказами и распоряжениями. Подготовка заявок на закупку, оформление документов на перемещение, ремонт и списание товарно-материальных ценностей и основных средств подразделения. Контроль фактической передачи приобретенных ТМЦ в подразделение, сверка наименований и количества с сопроводительными документами. Участие в подготовке инвентаризации совместно с руководящим составом подразделения, уточнение местонахождения и количества имущества, фотофиксация, систематизация сведений. Сбор данных для формирования и корректировки бюджета подразделения. Подготовка и отправка заявок на оформление пропусков на ввоз и вывоз ТМЦ, в том числе опасных грузов. Сопровождение кандидатов при трудоустройстве, взаимодействие с соискателями, сбор и передача необходимых документов. Ведение табеля учета рабочего времени, подготовка и корректировка графиков работы. Согласование дополнительных выходов сотрудников и оформление соответствующих документов. Организация замены отсутствующих сотрудников при необходимости, в том числе в выходные дни. Подготовка документов по стажировке и обучению, отсутствиям на рабочем месте, премированию и снижению премий. Подготовка нарядов-допусков на зачистку резервуаров. Ведение личных карточек учета выдачи смывающих и обезвреживающих средств. Требования: Высшее или среднее профессиональное образование. Опыт работы с документооборотом. Уверенное владение ПК, навыки работы в системах электронного документооборота и 1С. Внимательность при работе с документами и цифрами, ответственность, соблюдение сроков. Умение организовать свою работу и взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений. Грамотная устная и письменная речь, корректность и тактичность в общении с сотрудниками и кандидатами. Опыт работы в компаниях нефтегазовой отрасли или в сфере аэропортовой деятельности будет преимуществом. Условия: Официальное трудоустройство по ТК РФ. График работы - 5/2: понедельник — четверг с 08:00 до 17:00, пятница с 08:00 до 15:45. Выходные - суббота и воскресенье; при необходимости требуется дистанционно организовать замену заболевшего сотрудника. Место работы - территория международного аэропорта Внуково (10 минут пешком от ст. метро "Аэропорт Внуково") Материальная помощь и социальная поддержка. Частичная компенсация оплаты детского сада - 5 000,00 руб. ежемесячно. Новогодние подарки детям и сотрудникам компании. Пособие работникам, имеющим трёх и более несовершеннолетних детей по 5 000,00 руб. ежемесячно за каждого ребенка. Повышение квалификации за счет средств работодателя.