Офис-менеджер
Описание
Ищем организованного, внимательного и самостоятельного сотрудника, который обеспечит бесперебойную административную работу офиса, порядок в CRM и документах, своевременную обработку входящих обращений и качественную организационную поддержку руководителя и сотрудников. Ожидаемый итог деятельности Все входящие обращения клиентов, поставщиков и партнеров своевременно приняты, зарегистрированы и переданы ответственным сотрудникам; заявки не теряются. Офис и производство бесперебойно обеспечены водой, канцелярией, картриджами, оргтехникой и необходимым сервисным обслуживанием. Рабочее пространство остается чистым, организованным, технически исправным и комфортным для сотрудников и посетителей. Руководитель и команда получают качественную административную поддержку: организованы совещания, пропуска, корреспонденция, прием посетителей и выполнение текущих поручений. Тревел-поддержка командировок сотрудников организована в срок, с хорошим уровнем сервиса и в рамках бюджета. Обязанности Ежедневное оперативная обработка и распределение входящих обращений Клиентов Снабжение офиса и производства (вода, канцтоваров, картриджей, расходных материалов, оргтехники и иных необходимых ресурсов. Организация чистоты, уюта в офисе, работоспособность оборудования Делопроизводство и внешние коммуникацииВедение книги регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Упаковка, оформление и отправка рекламной, бухгалтерской и иной почтовой корреспонденции. Взаимодействие с курьерскими службами, Почтой России, подрядчиками и поставщиками; учет и контроль расходов по соответствующим услугам. Административная поддержка руководителя и сотрудниковПодготовка и ведение протоколов совещаний, фиксация решений, ответственных и сроков. Обновление телефонного справочника компании, справочника распределения регионов, календаря дней рождения. Оформление пропусков на территорию бизнес-центра. Прием посетителей и организация чайно-кофейного сервиса по поручению Генерального директора. Тревел поддержка командировок. Требования Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, административным ассистентом или координатором от 1–2 лет. Уверенное владение Microsoft Office или аналогичными программами: Word, Excel, Outlook; умение работать с таблицами, документами и электронной почтой. Опыт работы в CRM-системах; опыт с Terrasoft будет преимуществом. Навык ведения деловой переписки, документооборота, работы с входящей и исходящей корреспонденцией. Умение работать с несколькими задачами одновременно, расставлять приоритеты и контролировать сроки. Высокая внимательность к деталям: корректное внесение данных в CRM, работа со счетами, реквизитами, реестрами и документами. Грамотная устная и письменная речь, деловой и доброжелательный стиль общения. Самостоятельность, ответственность, инициативность и умение доводить поручения до результата. Готовность взаимодействовать с подрядчиками, курьерами, поставщиками, сотрудниками охраны и техническими специалистами. Соблюдение конфиденциальности при работе с внутренней информацией, расходами и поручениями руководителя. Требования: отличное знание ПК и ОРГТЕХНИКИ, программ ворд, эксель, CRM; клиентоориентированность. Условия: оклад 80 000 чистыми на руки; КПИ = 10 000 (критерии: качество работы+ тревел поддержка надлежащего качества в рамках бюджета);