Помощник руководителя/секретарь/офис‑менеджер

Описание

Чем предстоит заниматься: Организовывать рабочий процесс руководителя: планировать календарь, согласовывать встречи, напоминать о важных задачах и сроках. Принимать и распределять входящие звонки, вести деловую переписку с внутренними подразделениями, поставщиками и подрядчиками, фиксировать и передавать поручения. Готовить документы (служебные записки, письма, приказы, протоколы, отчёты), следить за корректностью оформления, соблюдать сроки согласования и подписания; работать с внутренними регламентами компании. Организовывать внутренние и внешние встречи и совещания: бронировать переговорные, готовить материалы, вести протоколы, рассылать итоги, контролировать исполнение решений. Координировать командировки и деловые поездки (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов), в том числе для выездов на производственные площадки и объекты. Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказывать канцтовары, хозяйственные принадлежности, контролировать мелкие бытовые вопросы, взаимодействовать с АХО и техническими службами. Взаимодействовать с курьерскими и почтовыми службами, регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, вести учёт документооборота, обеспечивать передачу документов между офисом и производством. Участвовать в организации внутренних мероприятий (совещания, планерки, производственные разборы). Выполнять рабочие поручения руководителя в рамках должностных обязанностей, соблюдая требования по охране труда и пропускному режиму. Мы ждём от кандидата: Опыт работы на позициях секретаря, офис‑менеджера или помощника руководителя от 1–3 лет (опыт в производственных, строительных, инжиниринговых или смежных компаниях — преимущество). Уверенное владение MS Office (Word, Excel — в т. ч. формулы, сводные таблицы, базовые графики; PowerPoint), знание систем электронного документооборота (СЭД) или CRM — будет плюсом. Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки, умение адаптировать стиль под разные аудитории (от рабочих цеха до топ‑менеджмента). Понимание основ делопроизводства, правил оформления документов и внутреннего согласования в крупных структурах. Высокая организованность, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности, оперативно реагировать на срочные задачи (в том числе связанные с остановками, срочными поставками). Стрессоустойчивость, внимательность к деталям, ответственность и проактивность, готовность соблюдать конфиденциальность информации. Готовность работать в офисе, соблюдать правила внутреннего распорядка и требования охраны труда. ​​ Условия работы: График: 5/2 (понедельник-пятница) Время работы: с 9:00 до 17:00 Стабильность: работа в устоявшейся компании с длительной историей на рынке Команда: возможность профессионального роста в коллективе единомышленников Офис на территории современного бизнес центра / удобная транспортная доступность 10 мин пешком до офиса.