Офис-менеджер/секретарь/помощник руководителя

Описание

Вакансия офис-менеджер/секретарь/помощник руководителя Офис-менеджер: человек, без которого всё останавливаетсяМы ищем не просто «сидящего на ресепшене», а того, кто делает так, чтобы офис жил, дышал и работал без сбоев — от принтера до Совета директоров.---Чем предстоит заниматьсяОфис и хозяйство — ваша территория порядка- Встречаете и сопровождаете посетителей — первое впечатление от компании начинается с вас.- Контролируете пропускной режим: знаете, кто в офисе, зачем и куда идти.- Закупаете и держите под контролем расходники: канцелярия, хозтовары, продукты — всё, что заканчивается, должно пополняться до того, как кто-то заметит нехватку.- Следите за состоянием оборудования и мебели: принтеры, МФУ, техника — если что-то барахлит, оформляете заявку на ремонт (через help-деск и администраторов — до переезда).- Организуете питание для совещаний и встреч топ-менеджмента и Совета директоров: кофе-брейки, кейтеринг, вода — чтобы всё было вовремя и в нужном объёме.- Помогаете в организации корпоративных мероприятий: от идеи до расстановки стульев.- Контролируете чистоту и порядок в переговорных — после каждой встречи комната готова к следующей.Документы и корреспонденция — чтобы ничего не терялось- Принимаете и регистрируете входящую корреспонденцию, отправляете и фиксируете исходящую.- Организуете курьерскую доставку в обе стороны: отправили, получили, подтвердили.- Сканируете, копируете, печатаете, брошюруете — делаете документы красивыми и готовыми к работе.- Готовите раздаточные материалы к совещаниям: чтобы на столе у каждого был нужный пакет документов.- Ведёте простые реестры: канцелярия, курьер, корреспонденция, приказы по ОД, договоры — всё структурировано и под рукой.- Помогаете с архивированием и систематизацией документов.- Заполняете закрывающие документы по форме — по договорам ГПХ.- Печатаете и сканируете кадровые и личные документы, передаёте их на подпись руководителю.Календари, встречи, командировки — ритм руководства в ваших руках- Ведёте календари Генерального директора, Операционного директора и Советников (постепенно, по мере погружения).- Организуете встречи, совещания, переговоры: от брони переговорной до согласования участников.- Обеспечиваете заседания Совета директоров: логистика, ссылки на подключение, раздаточные материалы, техническая готовность.- Организуете командировки топ-менеджмента (постепенно): билеты, отели, трансферы, маршруты — продуманно и без накладок.- Готовите расписание топ-менеджмента на следующий день.- Протоколируете встречи по поручению — если нет опыта, не страшно, научим.- Собираете презентации по поручению — базовая техническая сборка. Если умеете посложнее — огромный плюс.Коммуникации — связь со всем миром- Работаете с общей почтой, отвечаете на срочные письма, ведёте переписку в рабочих чатах.- Контролируете получение чеков от самозанятых и корректно оформленных первичных материалов от исполнителей по ГПХ.- Взаимодействуете с контрагентами по логистике и документам: быстро, чётко, в срок.---Что мы ждём от кандидата- Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя — от 1 года. Если опыта мало, но есть организованность и хватка — обсудим.- Умение держать в порядке множество параллельных задач и не терять ни одной детали.- Грамотная устная и письменная речь — вам предстоит много общаться и писать.- Уверенная работа с Word, Excel, Google Docs, почтой и мессенджерами. PowerPoint/Keynote — если умеете собирать презентации, это весомый плюс.- Спокойствие в стрессовых ситуациях: когда всё горит, вы — тот, кто тушит аккуратно.- Ответственность и проактивность: не ждёте, когда попросят, а замечаете, что нужно сделать.- Деликатность при работе с кадровыми и личными документами.---Что мы предлагаем- Офис в Москве, полный рабочий день.- Стабильная заработная плата, обсуждается по результатам собеседования.- Социальный пакет: оплачиваемый отпуск и больничные, после прохождения испытательного срока ДМС.- Команду, которая ценит человека, благодаря которому всё работает как часы.- Постепенное расширение зоны ответственности — вы будете расти вместе с задачами.- Кофе, чай и атмосферу, где ваша работа видна и важна.