Персональный помощник руководителя
Описание
Ищем персонального помощника для владельца компании. Задачи связаны с его рабочим расписанием, поездками, личными планами и отдельными вопросами семьи. Для нас важен человек, который умеет самостоятельно разобраться в задаче: выяснить предпочтения и ограничения, найти варианты, коротко и понятно представить их руководителю, а после согласования довести дело до результата. При этом помощник должен понимать, когда можно решить вопрос самостоятельно, а когда нужно вовремя обратиться за решением. Обязанности Вести календарь руководителя: согласовывать встречи, учитывать время в пути, напоминать о планах и оперативно перестраивать расписание при изменениях. Организовывать поездки по России и за рубеж: продумывать маршруты и стыковки, проверять условия въезда и необходимые документы, подбирать перелёты, отели и трансферы, составлять понятный план поездки. Решать вопросы, если рейс отменён, бронирование изменилось или планы поменялись. Готовить для руководителя короткие подборки вариантов — от билетов и гостиниц до подарков, ресторанов и мероприятий — с существенными отличиями, стоимостью и собственной рекомендацией. После согласования оформлять заказ и проверять результат. Следить за регулярными платежами, включая счета за связь руководителя и членов семьи; организовывать оплату иных согласованных счетов и оперативно разбираться с неожиданными платежами. Вести понятный учёт сроков, сумм и подтверждений оплаты. Выбирать и заказывать цветы, подарки, открытки для семьи, коллег и партнёров; помнить о важных датах и заранее готовить предложения. Подбирать для руководителя книги, выставки, спектакли, рестораны, интересные места и события с учётом его вкусов, расписания и повода. Организовывать личные и деловые встречи, бронирования и мероприятия; взаимодействовать с консьерж-сервисами и другими исполнителями. Координировать отдельные вопросы семьи руководителя, общаться с близкими и подрядчиками деликатно и с уважением к личным границам. Поддерживать общение с партнёрами и коллегами руководителя: уверенно вести переписку и телефонные разговоры, уместно общаться при личной встрече. Работать с документами, календарями, таблицами, оргтехникой и цифровыми сервисами. Соблюдать конфиденциальность личной и деловой информации. Требования Опыт работы персональным помощником руководителя или частного лица с сопоставимым кругом задач. Реальный опыт организации поездок сложнее покупки билета: международные маршруты, пересадки, документы, изменения и нестандартные ситуации. Английский язык на уровне, позволяющем вести переписку, общаться с отелями и сервисами и решать вопросы во время поездок. Отличные навыки общения, грамотная устная и письменная речь, такт и умение представить руководителя в разговоре с разными людьми. Самостоятельность и хороший вкус к решениям: умение найти качественный вариант без привычки решать любой вопрос дополнительными расходами. Эмпатия, внимание к предпочтениям людей, деликатность при работе с семьёй и строгое отношение к конфиденциальности. Уверенное владение компьютером, оргтехникой и современными цифровыми сервисами. Хорошее знание Москвы: ресторанов, театров, культурных площадок и возможностей для организации досуга. Интерес к происходящему в городе и в мире, широкий кругозор и способность поддержать разговор с партнёрами и коллегами руководителя. Будет преимуществом: опыт работы с консьерж-сервисами и собственная сеть проверенных контактов. Условия Работа с одним руководителем; задачи включают как рабочие, так и личные вопросы. Гибкий график: постоянное присутствие в офисе не требуется, но необходимо встречаться с руководителем и приезжать в офис, когда этого требует задача. Важно быть на связи и своевременно решать вопросы. Порядок связи по срочным задачам вне обычного рабочего времени обсудим заранее. Офис: Москва, Гагаринский переулок, 29. Оформление и оплата — по итогам обсуждения. Для отклика просим коротко описать сложную поездку, которую вы организовали, и пример задачи, где удалось найти хорошее решение без существенного увеличения бюджета.