Офис-менеджер

Описание

Компания «Алексеев-Акватек» – лидер в области проектирования и производства полного цикла систем для выращивания рыбы. Мы реализуем комплексные проекты – от разработки концепции до сервисного сопровождения. Наша команда - это сплоченный, молодой и динамичный коллектив, в котором объединены инженеры, программисты, производственники и менеджеры. Мы ценим взаимопомощь, честность, непрерывное развитие и реализацию самых смелых технических идей. Кого мы ищем: Мы ищем ответственного и системного офис-менеджера, который возьмёт на себя всё, что связано с жизнеобеспечением офиса и административной поддержкой. Человека, который не ждёт указаний, а видит, что нужно сделать, и делает это качественно и вовремя. Того, кто наводит порядок без напоминаний, организует процессы так, чтобы они работали сами, и создаёт условия, в которых коллеги могут заниматься своей работой, не отвлекаясь на бытовые и организационные вопросы. Обязанности: Организация работы офиса: Обеспечение жизнедеятельности офиса: чистота, порядок, наличие расходных материалов (вода, канцелярия, хозтовары). Контроль мини-кухни, взаимодействие с клининговой службой. Организация рабочего места для новых сотрудников (стол, стул, канцелярия, пропуск). Приём и распределение звонков, писем, документации. Встреча посетителей, соблюдение делового этикета. Закупки и обеспечение (офис и производство): Планирование и обеспечение закупок для офиса и производственных нужд. Работа с сервисами: ВкусВилл, Купер, РЖД — заказ, выставление счетов, направление их в оплату. Контроль счетов и своевременная оплата по всем закупкам в зоне ответственности офис-менеджера. Контроль и обслуживание оргтехники, ведение учёта и закупка офисного оборудования Ведение работы в 1С по закупкам, счетам и оплатам. Контроль балансов по сервисам, своевременное пополнение. Взаимодействие с поставщиками (канцелярия, вода, продукты, хозтовары). Контроль остатков расходных материалов, своевременное инициирование закупок. Документооборот: Регистрация, хранение, заведение в 1С входящей и исходящей документации. Ведение реестров договоров и корреспонденции. Контроль согласования документов, передача на подпись. Travel-поддержка: Бронирование билетов и гостиниц согласно travel-политике компании. Работа с сервисами бронирования, контроль лимитов и согласований. Административная поддержка: Заказ пропусков постоянных и временных. Контроль соблюдения регламентов офиса. Выполнение поручений руководителя. Требования: Высшее образование.Опыт работы офис-менеджером, координатором, администратором, помощником руководителя или на аналогичной должности от 1 года.Уверенное владение 1С (закупки, счета, оплаты, документооборот).Опыт работы с закупками и взаимодействия с поставщиками.Опыт выставления и контроля счетов, работы с оплатами.Способность быстро переключаться между задачами.Аккуратность, системность и организованность.Знание ПК — уверенный пользователь (офисные программы, почтовые программы, интернет), знание оргтехники.Знание основ документооборота, правил написания и оформления деловой переписки.Деловой этикет, навыки делового общения.Грамотная устная и письменная речь.Умение чётко и быстро выполнять поручения.Аккуратность, отзывчивость и ответственность.Коммуникабельность и вежливость.Обучаемость.Дисциплинированность, пунктуальность, внимательность к деталям, организационные навыки.Активная жизненная позиция. Условия: Официальное оформление с первого дня; Полностью белая заработная плата два раза в месяц; График 5/2 с 9:00 до 18:00; Офис: м. Текстильщики, шаговая доступность; Офис класса А; Компенсация обедов 50% (заказываем ежедневно во Вкусвилл, по желанию); Фрукты, кофе, чай за счёт компании; Возможность карьерного роста до бизнес-ассистента руководителя и операционного директора. Если дочитали до конца — напишите в отклике первым сообщением:«Порядок начинается с меня»