Ассистент генерального директора / Офис-менеджер

Описание

О компании Крупный федеральный дистрибьютор промышленного оборудования по стекло-, дерево-, метало- и камнеобработке. Эксклюзивный представитель заводов-изготовителей из Европы и Китая. Полный цикл поставок для производственных предприятий и проектный инжиниринг. Кого мы ищем Надежного помощника, на которого можно положиться: берет задачу — доводит до конца — снимает вопрос с повестки. Не теряет детали, не требует контроля, освобождает время руководителя. Должностные обязанности 1. Обеспечение деятельности Генерального директора (приоритет) Планирование и координация рабочего графика: ведение календаря, организация встреч и мероприятий. Организация участия в мероприятиях и бизнес-сообществах. Обеспечение взаимодействия с топ-менеджментом, структурными подразделениями, сотрудниками и внешними контрагентами. Взаимодействие с зарубежными подрядчиками, юристами, нотариусами, бухгалтерами в рамках международных проектов. Организация командировок полного цикла: маршруты, билеты, отели, логистика, визы, решение нештатных ситуаций. Работа в 1С:ERP по командировкам: служебные задания, счета, расчёт суточных; работа в TRIVIO. Закрытие командировок: сбор и проверка чеков, подготовка документов для финансового отдела. Сбор данных, консолидация, подготовка проектов решений и предложений по поручениям. Подготовка структурированной информации и отчётности. Контроль исполнения поручений и соблюдения сроков. Сбор и подготовка личных документов, заполнение анкет. Организация стратегических сессий: материалы, повестка, извещение участников. Выполнение личных поручений Генерального директора. Работа с календарем: Роль «хранителя времени»: защита от ненужных встреч, видение свободных окон и их эффективное использование. Напоминание о необходимости периодических встреч с руководителями. Поддержание непрерывности работы между встречами: фиксация поручений и контроль возврата к важным вопросам. 2. Административно-хозяйственное обеспечение компании Взаимодействие с управляющими компаниями по объектам недвижимости и офисным помещениям. Работа с арендаторами: поиск, ведение переговоров, заключение и сопровождение договоров, решение текущих вопросов (в пределах полномочий). Формирование и контроль административного бюджета в зоне ответственности. Организация ремонта и улучшения офисного пространства (установка перегородок, вендинга, кофемашин, кулеров и иной инфраструктуры) с контролем результата подрядчиков. Работа в 1С:ERP: внесение договоров, счетов в оплату. Координация работы ресепшена и поддержка руководства: Взаимодействие со вторым сотрудником ресепшена. Прием, распределение и обработка входящих звонков и корреспонденции. Организация встреч: бронирование переговорных, оформление пропусков для гостей. Подготовка и рассылка писем и документов по заданию руководства. Выполнение поручений Операционного директора и руководителей отделов в рамках зоны ответственности. Хозяйственное обеспечение офиса (на время замещения ответственного сотрудника): Заказ канцелярии, продуктов, расходных материалов. Контроль чистоты и порядка в офисе (кухня, зоны отдыха). Взаимодействие с подрядчиками и обслуживающими организациями. Требования: Образование: Высшее. Опыт: Не менее 3 лет в роли ассистента/помощника генерального директора, собственника или первых лиц компании. Понимание специфики работы с руководством высшего звена. Навыки: Умение управлять приоритетами и эффективно работать в режиме многозадачности. Личные качества: Высокая самоорганизация, ответственность, аналитический склад ума и быстрота мышления. Инструменты: Уверенное владение Excel, Google Таблицами и программами для создания презентаций. Подход к работе: Привычка доводить начатое до конца и нести ответственность за результат. Будет преимуществом: Опыт работы с 1С:ERP и TRIVIO. Практический опыт путешествий. Опыт взаимодействия с недвижимостью, арендой и подрядчиками. Ключевые компетенции: Проактивность: Умение самостоятельно выявлять проблемы или возможности и предлагать пути их решения. Внимательность: Высокая дотошность при работе с документами и данными. Многозадачность: Способность одновременно вести множество задач без потери качества. Технологичность: Уверенное владение современными IT-инструментами и быстрое освоение нового ПО. Работа с информацией: Навыки поиска, анализа и структурирования данных. Коммуникация: Уверенное и корректное общение. Конфиденциальность: Абсолютное требование. Обучаемость: Желание развиваться и расти профессионально. Мы предлагаем: Команда профессионалов: Сплоченный коллектив, атмосферу взаимопонимания и слаженности. Удобная локация: Офис в пешей доступности от станций метро Полежаевская, Хорошевская и МЦК Хорошево. Финансовое вознаграждение: Оклад. Комфортный режим: График работы с 09:00 до 18:00 и гибким временем обеденного перерыва. Официально: Полное оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Перспективы роста: Должность ассистента — это отличный старт для дальнейшего карьерного развития внутри компании. Если вы внимательный, организованный профессионал, готовый стать надежной опорой для первого лица компании, мы будем рады видеть вас в нашей команде!