Офис-менеджер

Описание

Обязанности: Подготовка коммерческих предложений по готовым шаблонам и данным менеджеров. Заполнение договоров, спецификаций и приложений, проверка реквизитов. Взаимодействие с бухгалтерией: передача данных для выставления счетов, отправка счетов клиентам, получение и передача закрывающих документов. Работа с первичной документацией: сбор, проверка комплектности, систематизация и контроль возврата подписанных документов. Ведение электронного и бумажного архива, обработка входящей и исходящей корреспонденции, организация курьерских отправлений. Встреча клиентов и гостей, подготовка переговорной, предложение чая и кофе. Взаимодействие с управляющей компанией бизнес-центра по текущим вопросам, пропускам и заявкам. Контроль чистоты и порядка и взаимодействие с клинингом, закупка канцелярии, воды, кофе и хозяйственных принадлежностей. Выполнение текущих организационных поручений руководителя. Требования: Опыт работы офис-менеджером, администратором офиса или специалистом по документообороту. Базовое понимание первичных бухгалтерских документов: счета, УПД, накладные, акты. Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и офисной техникой. Грамотная устная и письменная речь, внимательность к цифрам и реквизитам. Организованность, доброжелательность, умение контролировать сроки выполнения задач. Будет преимуществом: Знание китайского языка хотя бы на бытовом разговорном уровне. Опыт работы с 1С, электронным документооборотом и Битрикс24. Условия: 5/2, с 09:00 до 18:00: 8 часов работы + 1 час обеда, суббота и воскресенье — выходные.