Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant
Описание
Ищем сильного бизнес-ассистента для Круглова Константина Юрьевича — предпринимателя и собственника строительной компании «Онтарио» в Москве, специализирующейся на ремонте квартир. Помимо основного бизнеса, Константин развивает собственный YouTube-канал и личные медийные проекты, а также занимается развитием дома для посуточной аренды в Карелии. Перед откликом рекомендуем найти Константина Круглова / «Онтарио» в YouTube и социальных сетях, посмотреть контент и заранее понять стиль руководителя и формат работы. Это позиция не секретаря и не начинающего помощника. Нужен самостоятельный, быстрый и системный человек, который умеет брать задачу целиком: разобраться, найти решение, организовать процесс, проконтролировать исполнение и довести до результата без постоянных напоминаний. Основные задачи Бизнес и операционная работа ведение календаря руководителя; контроль задач, сроков и договоренностей; выставление и оплата счетов; взаимодействие с бухгалтерией; контроль налоговых и организационных вопросов; документооборот: договоры, соглашения, сбор и контроль документов; работа с AmoCRM; обработка и первичная классификация входящих заявок; сбор и систематизация отчетности и статистики; работа с Excel / Google Таблицами; контроль актуальности информации на сайте; взаимодействие с разработчиками и другими подрядчиками; контроль отзывов и информации о компании на внешних площадках; поиск подрядчиков, экспертов и специалистов; постановка задач подрядчикам и контроль результата; организация встреч, переговоров и мероприятий; административные и организационные задачи по офису. YouTube и медийные проекты поиск экспертов и героев для съемок; организация встреч; подготовка и организация съемок; взаимодействие с подрядчиками и участниками съемочного процесса; периодическое присутствие на съемках; поиск возможностей для интервью, публикаций и участия в медиа; сбор статистики по YouTube, Telegram, Instagram и другим площадкам. Дом для посуточной аренды в Карелии обработка заявок; коммуникация с гостями; ведение календаря бронирований; контроль предоплат, оплат и возврата залогов; актуализация информации на площадках бронирования; контроль работы сервисов; закупка необходимых расходников; взаимодействие с подрядчиками; контроль рекламы; подготовка инструкций и материалов для гостей. Личные задачи руководителя Личных задач немного, но они периодически возникают: организация поездок; поиск и бронирование отелей; покупка билетов; трансферы; визовые и организационные вопросы; бронирование ресторанов; поиск мест для отдыха и досуга; поиск специалистов; покупки, подарки и другие разовые поручения. Кого мы ищем Обязательно: опыт работы бизнес-ассистентом / Executive Assistant / личным ассистентом руководителя или собственника бизнеса; высокий уровень самостоятельности; умение одновременно вести большое количество разноплановых задач; уверенное владение ПК и современными онлайн-сервисами; уверенная работа с Excel / Google Таблицами; умение быстро искать, проверять и структурировать информацию; грамотная письменная и устная речь; высокая скорость работы; внимательность к деталям, цифрам и срокам; умение самостоятельно разбираться в незнакомых задачах; способность находить решения, а не только сообщать о проблемах; умение работать с конфиденциальной информацией; дисциплина и ответственность; привычка доводить задачу до конечного результата. Нам точно не подойдет кандидат, который ждет подробной инструкции по каждому шагу; требует постоянного контроля и напоминаний; теряется при большом количестве задач; не умеет самостоятельно расставлять приоритеты; перекладывает ответственность на подрядчиков или коллег; сообщает «не получилось», не попробовав найти альтернативное решение; допускает системные ошибки из-за невнимательности; не соблюдает сроки и договоренности. Нам нужен человек с подходом: «Понял задачу → разобрался → предложил решение → сделал → проверил → доложил результат». Условия Заработная плата: первые 3 месяца — 100 000 ₽; следующие 3 месяца — 120 000 ₽; после 6 месяцев — 150 000 ₽. При отклике обязательно ответьте на вопросы Сколько лет вы работали бизнес-/личным ассистентом? С руководителями какого уровня и в каких сферах вы работали? Какие задачи вы полностью вели самостоятельно? Приведите пример сложной задачи, когда вам дали только конечный результат, а способ решения вы нашли сами. Какими CRM, таск-менеджерами и рабочими сервисами вы пользовались? Как вы организуете работу, если одновременно в работе находятся 20–30 задач с разными сроками? Почему вам интересна именно эта вакансия? Отклики без ответов на вопросы рассматриваться не будут.