Секретарь руководителя
Описание
Обязанности: 1. Управление графиком и тайм-менеджмент Планирование рабочего дня: Составление календаря встреч, совещаний и переговоров руководителя. Повышение эффективности его времени. Организация деловых поездок: Бронирование билетов, отелей, трансфера. Напоминание о задачах: Контроль дедлайнов по поручениям, которые руководитель дал сотрудникам или должен выполнить сам. 2. Информационное и коммуникационное сопровождение Фильтрация контактов: Прием и перераспределение телефонных звонков, обработка входящей электронной почты. Работа с посетителями: Встреча гостей, партнеров и клиентов компании. Организация приема (чай, кофе, соблюдение делового этикета). Взаимодействие с подразделениями: Доведение распоряжений директора до руководителей отделов и контроль за их выполнением. 3. Высокоуровневый документооборот Первичный аудит документов: Проверка договоров, отчетов и заявлений перед тем, как передать их на подпись руководителю (на соответствие правилам компании, наличие всех подписей). Протоколирование: Ведение протоколов во время совещаний, фиксация ключевых решений и поручений. 4. Административная поддержка Обеспечение приемной: Контроль чистоты и порядка в кабинете руководителя и зоне ожидания, заказ канцелярии и представительских товаров. Выполнение личных поручений: Покупка подарков для партнеров, бронирование ресторанов для бизнес-ужинов. Требования: Абсолютная конфиденциальность (секретарь имеет доступ к личным данным руководителя и коммерческой тайне компании). Высокая стрессоустойчивость (умение быстро переключаться между задачами в условиях жестких дедлайнов и форс-мажоров). Цифровой этикет и ПО (свободное владение таск-менеджерами, CRM-системами, Google-календарем и офисными программами). Развитая эмпатия и тактичность (умение сглаживать острые углы в общении и находить подход к разным людям). Условия: График работы 5/2; Официальное трудоустройство по ТК РФ; Своевременная, официальная заработная плата 2 раза в месяц; Дружный коллектив, благоприятная атмосфера; Подарки детям на Новый год, подарки первоклассникам; ДМС