Руководитель департамента документационного обеспеченияа (образование, EdTech)

Описание

ТОИНБИ - образовательная компания, которая помогает студентам получать высшее и дополнительное образование в партнерских ВУЗах. С нами уже учатся более 6 000 студентов. Мы развиваем сервисную модель образования и сопровождаем студента на всём пути: от поступления и оформления документов до обучения, решения организационных вопросов и выпуска. В связи с открытием нового направления ищем руководителя департамента документационного обеспечения - лидера, который возглавит команду, выстроит ключевые процессы в работе с документами и сделает их быстрыми, прозрачными и масштабируемыми. Чем предстоит заниматься В первые месяцы основной задачей будет полноценный анализ и улучшение процессов департамента: Проанализировать существующие бизнес-процессы: от поступления запроса и получения документов до проверки, оформления, передачи, хранения и фиксации результата в рабочих системах Выявить ручные, дублирующие, неочевидные и рискованные операции, которые приводят к задержкам, ошибкам или лишней нагрузке на команду. Сформировать и реализовать план оптимизации: определить приоритеты, сроки, ответственных и ожидаемый эффект от изменений. Максимально автоматизировать и стандартизировать процессы без потери качества, юридической корректности и уровня клиентского сервиса. Выстроить понятную систему контроля сроков, статусов, качества документов и ответственности сотрудников. Руководить командой делопроизводителей и руководителем группы: ставить задачи, контролировать результат, давать обратную связь, обучать и развивать сотрудников. Организовать работу с документами студентов, партнёрских вузов и внутренних подразделений компании. Контролировать полноту, корректность, сроки обработки и сохранность документов. Работать в AMO CRM и других рабочих системах: обеспечивать корректное внесение данных, задач, статусов и результатов работы. Настраивать взаимодействие департамента с продажами, зачислением, деканатом, департаментом заботы о клиентах, сопровождением клиентов и партнёрскими вузами. Участвовать в разработке и внедрении регламентов, инструкций, шаблонов, чек-листов и показателей эффективности. Готовить управленческую отчётность по загрузке, срокам, качеству и проблемным зонам департамента. Каким должен быть результат Через 3 - 6 месяцев ожидаем, что: Описаны и утверждены ключевые процессы департамента. По каждому процессу определены ответственные, сроки, правила передачи задач и контрольные точки. Сокращено количество ручных, повторяющихся и дублирующих операций. Сотрудники работают по единым регламентам, шаблонам и чек-листам. В CRM корректно фиксируются документы, статусы, задачи и результаты. Снижается количество ошибок, просрочек, повторных запросов и потерянных документов. Руководитель в любой момент видит загрузку команды, проблемные кейсы и причины отклонений. Взаимодействие с другими подразделениями становится предсказуемым: понятны сроки, владельцы задач и порядок эскалации. Мы ожидаем Опыт работы руководителем отдела, группы или направления от 2 лет. Обязательный опыт работы в сфере образования: образовательной организации, учебном центре, вузе, колледже, EdTech-компании или сервисе сопровождения студентов. Опыт управления командой: постановка задач, контроль сроков, развитие сотрудников, обратная связь и работа с результативностью. Практический опыт организации, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Понимание документооборота, работы с персональными данными, клиентскими документами и контролем качества. Уверенное владение Excel или Google Sheets. Опыт работы с CRM; опыт с AMO CRM будет преимуществом. Умение работать с большим объёмом информации, видеть систему за отдельными задачами и находить первопричины проблем. Навык выстраивания взаимодействия между подразделениями без потери сроков и ответственности. Готовность самостоятельно принимать решения, аргументировать предложения и доводить изменения до результата. Внимательность к деталям, системность, требовательность к качеству и уважительная коммуникация с командой. Будет преимуществом Опыт внедрения или доработки CRM, электронного документооборота, автоматических маршрутов задач и уведомлений. Опыт описания процессов в формате схем, регламентов, RACI-матриц или чек-листов. Опыт работы с показателями: срок обработки документов, доля ошибок, доля возвратов, загрузка сотрудников и производительность. Понимание специфики сопровождения студентов, взаимодействия с вузами и образовательной документации. Мы предлагаем Руководящую роль с реальным влиянием на процессы компании в рамках вверенного департамента Возможность выстроить современный и управляемый департамент документационного обеспечения. Поддержку руководителей и доступ к командам, вовлечённым в клиентский путь студента. Взаимодействие с маркетологом-аналитиком и аутсорс-командой разработчиков для автоматизации согласованных процессов. Работу в образовательной компании с контингентом более 6 000 студентов. Скидку для сотрудников до 25% на обучение. Современный офис в центре города, напротив ТГУ. Оборудованную кухню в офисе для комфортной работы и перерывов.