Офис- менеджер / делопроизводитель
Описание
Чем предстоит заниматься: Жизнеобеспечение офиса (хозяйственная часть): Организовывать и контролировать закупки: канцтовары, хозтовары, вода, расходные материалы; вести учёт остатков, планировать закупки и согласовывать бюджет. Взаимодействовать с подрядчиками: клининг, вывоз мусора, обслуживание техники, мелкий ремонт, курьерские службы; фиксировать заявки, контролировать сроки и качество работ. Делопроизводство (в условиях нескольких направлений деятельности): Принимать, регистрировать, распределять входящую корреспонденцию (почта, курьер, электронная почта), контролировать сроки исполнения поручений. Вести учёт и хранение исходящих документов, контролировать отправку и получение подтверждений. Формировать и вести номенклатуру дел, обеспечивать хранение и архивацию документов по установленным срокам, готовить документы к передаче в архив. Обеспечивать электронный и бумажный документооборот между отделами, контролировать версии документов и актуальность согласований. Готовить пакеты документов для внешних контрагентов и контролирующих органов (копии, выписки, заверения). Поддерживать справочную информацию по документам и процедурам для сотрудников, консультировать по вопросам оформления и хранения документов. Подготавливать ответы на письма. Наши ожидания: Опыт работы офис‑менеджером или делопроизводителем от 1 года. Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook). Понимание основ делопроизводства: регистрация документов, номенклатура дел, сроки хранения, архивирование. Навыки организации закупок и работы с подрядчиками, умение вести переговоры и контролировать исполнение обязательств. Высокая организованность, внимание к деталям, умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты. Грамотная устная и письменная речь, клиентоориентированность (внутренние клиенты — сотрудники компании). Готовность к оперативному решению нештатных ситуаций (от перегоревшей лампочки до срочной доставки документов). Будет плюсом: Знание 1С (закупки, склад, услуги) или аналогичных учётных систем. Опыт взаимодействия с внешними подрядчиками. Базовые знания трудового и гражданского законодательства в части документооборота. Английский язык на уровне чтения деловой переписки (B1 и выше). Мы предлагаем: Оформление согласно ТК РФ. Социальный пакет (оплачиваемые отпуска и больничные). График работы: пн-пт, с 09:00 до 18:00. Офис по адресу: г. Химки, Ленинградская улица, 1. Возможности дальнейшего карьерного и профессионального роста. Работа в активно развивающейся компании.