Бизнес- Ассистент (помощник руководителя) , с функцией подбора персонала
Описание
Уважаемый соискатель! Благодарим за интерес к нашей вакансии. В связи с динамичным ростом компании и запуском новых направлений -мы приглашаем амбициозного профессионала, который готов выстроить системный подбор, внедрить современные HR-инструменты и формировать команды под бизнес-задачи. О нас:Группа компаний с несколькими направлениями деятельности: Многофункциональный комплекс в Тюмени - Док Центр. Арендный бизнес, более 25 тыс м2 Падел Корты в стадии запуска Строительство поселка в Решетниково, в начальной стадии Санаторий «Веда» в Тобольске 1. Позиция и основная задача Искомая позиция: бизнес-ассистент руководителя / Executive Assistant с функциями HR-рекрутера и координатора операционной деятельности. Основная задача сотрудника — обеспечить руководителю организованный управленческий контур: планирование рабочего времени, организацию встреч и совещаний, контроль поручений и сотрудников, ведение Bitrix24 и документооборота, организацию поездок и логистики, а также самостоятельный подбор персонала. 2. Ключевой принцип работы Нужен не секретарь, выполняющий отдельные поручения, а самостоятельный бизнес-ассистент, который способен принимать организационные решения в рамках полномочий, доводить задачи до результата и своевременно эскалировать руководителю только вопросы, требующие его решения. Высокая самостоятельность и инициативность. Системный подход к задачам и срокам. Умение контролировать исполнение поручений другими сотрудниками. Готовность самостоятельно искать информацию и варианты решения, а не только ждать подробных инструкций. Конфиденциальность и корректность при работе с руководителем, сотрудниками и кандидатами. 3. Основные функциональные обязанности Организация рабочего времени руководителя Ведение рабочего календаря руководителя. Планирование дня, недели и месяца. Формирование приоритетов. Организация, подтверждение, перенос и отмена встреч. Контроль загруженности календаря. Подготовка руководителя к встречам и переговорам. Напоминание о важных задачах, встречах, сроках и обязательствах Планёрки, совещания и протоколирование Организация регулярных планёрок и совещаний. Формирование повестки совместно с руководителем. Подготовка необходимых материалов. Ведение протокола встречи. Фиксация принятых решений. Постановка задач ответственным сотрудникам. Фиксация сроков исполнения. Контроль выполнения решений совещаний. Подготовка руководителю краткой сводки по невыполненным и просроченным решениям. Контроль задач и сотрудников Контроль поручений руководителя. Контроль задач руководителей подразделений и подчинённых сотрудников. Сбор статусов по задачам. Контроль сроков и просрочек. Напоминание ответственным о сроках. Выявление проблем, блокеров и рисков. Эскалация руководителю вопросов, которые требуют его вмешательства. Формирование регулярной сводки: выполнено / в работе / просрочено / требует решения руководителя. Работа в Bitrix24 Постановка, распределение и контроль задач. Контроль просроченных задач. Работа с CRM при необходимости. Ведение карточек, рабочих групп и задач. Контроль исполнительской дисциплины. Формирование и поддержание актуальных списков задач. Подготовка руководителю отчётов и сводок из Bitrix24. Контроль прохождения задач по установленным бизнес-процессам. Документооборот Организация входящего и исходящего документооборота. Подготовка документов по поручению руководителя. Передача документов на согласование и подпись. Контроль подписания и возврата документов. Контроль сроков исполнения документов и поручений. Работа с договорами, приложениями и сопутствующими документами. Подготовка пакетов документов к встречам и переговорам. Подбор персонала / HR-рекрутинг Сбор заявки на подбор и уточнение профиля необходимого сотрудника. Подготовка и размещение вакансий. Первичный отбор резюме. Проведение первичного телефонного/онлайн-скрининга. Проведение первичных интервью. Организация собеседований кандидатов с руководителем. Проверка рекомендаций при необходимости. Ведение базы кандидатов и кадрового резерва. Контроль выхода сотрудника. Контроль прохождения испытательного срока. Мониторинг укомплектованности ключевых должностей. Календарь, поездки и логистика руководителя Бронирование авиабилетов и железнодорожных билетов. Бронирование гостиниц. Организация трансферов и такси. Формирование маршрутов поездок. Организация командировок. Контроль изменений, переносов и отмен. Синхронизация поездок с календарём руководителя. Подготовка информации и аналитических материалов Поиск необходимой информации по поручению руководителя. Сбор и сравнение нескольких вариантов решений. Подготовка таблиц и кратких аналитических справок. Сбор коммерческих предложений. Подготовка презентаций и материалов к переговорам. Подготовка кратких справок по контрагентам, кандидатам, поставщикам и другим вопросам. Формирование для руководителя не просто информации, а краткого вывода и возможных вариантов действий. Координация взаимодействия подразделений Передача поручений руководителя ответственным сотрудникам. Контроль взаимодействия между подразделениями. Организация межфункциональных совещаний. Контроль передачи информации и документов. Выявление организационных разрывов. Контроль выполнения решений руководства. Контроль обязательств самого руководителя Ассистент должен выступать внешним контуром памяти руководителя: фиксировать договорённости, обещания и поручения руководителя и своевременно напоминать о них. 4. Ежедневная управленческая отчётность ассистента Желательно, чтобы в начале рабочего дня руководитель получал короткую сводку: Встречи и ключевые события дня. Главные задачи руководителя. Задачи сотрудников, находящиеся на контроле. Просроченные задачи. Вопросы, требующие решения руководителя. Кандидаты и кадровые вопросы. Документы, ожидающие подписи/согласования. Ключевые риски и проблемы. 5. Требования к кандидату Опыт работы бизнес-ассистентом, ассистентом руководителя, executive assistant, project/office coordinator или в сопоставимой роли. Желателен опыт самостоятельного рекрутинга. Уверенная работа с Bitrix24 или аналогичными системами. Уверенная работа с Excel/Google Таблицами и офисными программами. Опыт работы с календарями, мессенджерами и электронной почтой. Грамотная устная и письменная речь. Сильные организационные навыки. Высокая скорость работы. Ответственность за результат, а не только за выполнение поручения. Стрессоустойчивость. Умение корректно, но настойчиво контролировать других сотрудников. Высокая степень конфиденциальности. Инициативность и способность самостоятельно искать решения. 6. Личные качества Системность. Внимательность к деталям. Инициативность. Проактивность. Дисциплинированность. Коммуникабельность. Тактичность. Настойчивость в контроле сроков. Ориентация на результат. Мы предлагаем Заработная плата: до 85 000 ₽ (оклад +KPI) на руки График: 5/2, полный день (8 часов) Формат работы: на месте работодателя Место работы: Тюмень, ул. Коммунистическая, 70 кор.3 стр.6 Корпоративная мобильная связь Интересные задачи в растущей компании Возможность реализовать профессиональные амбиции и влиять на результат О нас:Уютный офисДружный коллектив, где поддерживают и помогаютСвоя кухня для приема пищи (кофе, чай, все необходимое)Подарки для детей к праздникамКорпоративная мобильная связь